Succesverhalen

Dankzij slimme automatisering besparen we veel tijd

Toen Roel van Heeswijk startte bij Volta | Executive Consultants in Den Bosch, was het bedrijf net gestart met de transitie van hun vorige ATS, Tangram (RIS), naar een nieuw systeem. Omdat Roel één van de key users zou worden van het platform, werd hij direct nauw betrokken bij de selectie en de ontwikkeling ervan. De uiteindelijke keuze viel op Mysolution. We vroegen Roel naar zijn ervaringen met de implementatie en het gebruik van Mysolution.

Roel, kun je allereerst wat meer vertellen over Volta?

“Volta kent al best een lange geschiedenis. Van executive search en boardroom consultancy heeft het bedrijf zich ontwikkeld naar een brede dienstverlener met leiderschap als centraal thema. Denk aan leadership management, coaching en training, interim-management, maar ook nog steeds consultancy en executive search. De laatste jaren is Volta best hard gegroeid en is er een mix ontstaan van jongere en meer ervaren consultants en partners. Die groei en verjonging betekende ook dat er meer behoefte kwam aan een ander databasesysteem. Liefst cloud-based en flexibel.”

En wat houdt jouw functie als executive research consultant in?

“Ik word vooral ingezet op searchopdrachten. Allereest bezoek ik de klant en probeer ik de situatie in kaart te brengen: strategische doelen, veranderingen in de markt en het bedrijf, samenstelling van het team en hoe de nieuwkomer daarin een verschil kan maken. De essentie vertaal ik in concrete uitdagingen in de functie en kwaliteiten die de kandidaat moet brengen. Vervolgens boor ik diverse kanalen aan om geschikte kandidaten te vinden. Gedurende dit gehele proces is het belangrijk om de diverse stappen, contactmomenten en acties nauwkeurig vast te liggen. Hierin speelt Mysolution een cruciale rol”.

Waarom kozen jullie voor Mysolution?

“We wilden graag een modern, cloud-based platform. We hebben ook serieus naar een aantal andere (internationale) leveranciers gekeken, maar Mysolution had voor ons bepaalde voordelen. We konden als launching customer actief meedenken over de oplossing en meehelpen om deze te ontwikkelen. We vonden het prettig dat het bedrijf dichtbij zit en werkt met eigen implementatieconsultants, in plaats van dat we met een partner, en dus nog een derde partij moesten werken. Ook de prijs speelde een rol.”

IT-projecten zijn vaak best complex. Hoe verliep bij jullie de implementatie?

“De samenwerking voor, tijdens en na de implementatie verliep erg prettig. We kregen alle ruimte om input te geven over hoe we het systeem zo goed mogelijk konden optimaliseren voor onze diensten. RIS, het systeem van Tangram dat we hiervoor gebruikten, was specifiek ontwikkeld voor executive search. Dat is Salesforce, de basis van Mysolution, natuurlijk niet. Dus weliswaar ontbraken sommige functies die voor ons werk cruciaal zijn, Mysolution dacht goed na hoe het wel aan onze processen en eisen kon voldoen.

De datamigratie was best complex. Tangram bevatte data van zo’n tien tot vijftien jaar. We hebben samen met Mysolution heel kritisch gekeken wat er echt over moest en wat minder relevant was. Veel data bleken uiteraard verouderd. Zo waren er in Tangram wel dertig statussen in gebruik, die we vervolgens teruggebracht hebben naar zeven of acht statussen die we echt gebruiken.”  

Volta3

Volta

Is er veel veranderd aan je manier van werken?  

“We werken nu veel meer vanuit het systeem. Zoals afspraken maken, e-mails sturen, notities opslaan. Voorheen moest je bijvoorbeeld handmatig e-mailtjes verslepen. Dit gaat nu allemaal automatisch. We werken ook meer mobiel.”

Ben je tevreden over het gebruik en de adoptie van Mysolution?

“Op dit moment zijn Research en Officemanagement de belangrijkste gebruikers van de oplossing, wij werken er echt elke dag mee. Ik zou ook wel de consultants die veel extern zitten willen stimuleren de salesforce app meer te gebruiken. Bijvoorbeeld om leads die zij signaleren direct in het systeem op te slaan en meer vanuit het systeem te gaan mailen.”

Wat zijn de grootste voordelen van de oplossing?

“De BOOLEAN operators in de search functie, dat was voor ons echt een must en dat kon gelukkig in Salesforce worden gebouwd. Verder werkt de mogelijkheid om filters toe te voegen te combineren met BOOLEAN search erg goed. Dankzij de outlookintegratie werken we veel efficiënter. Een ander voordeel vind ik de preview van cv’s. Je hoeft niet eerst documenten te downloaden maar je kunt ze direct in het systeem inzien. Je kunt statussen in bulk aanpassen en templates maken voor veelgebruikte e-mails. Al die relatief ‘kleine’ manieren van slim automatiseren scheelt alles bij elkaar heel veel tijd. Het systeem is daarmee ook echt gebruiksvriendelijk.”

Wat staat er bovenaan jouw verlanglijstje als verbeterpunten?

“Als eerste zou ik graag veelgebruikte filters gemakkelijker kunnen selecteren, door deze bijvoorbeeld als rijtje favorieten weer te geven. Op nummer twee de ‘look en feel’. Grafisch mag de oplossing nog best iets mooier naar mijn smaak. En als derde zou het heel handig zijn als je zoekwoorden oplichten of gearceerd zijn in je zoekresultaten. Dit maakt het namelijk een stuk makkelijker om de relevantie van je zoekresultaten te beoordelen.”

Welk cijfer geef je de Mysolution organisatie?

“De organisatie geef ik een 8,5. De samenwerking met de sales- en implementatieconsultant verliep en verloopt echt heel goed. We krijgen alle ruimte om input te geven en Mysolution is echt bereid hiernaar te luisteren. De zorg vanuit Mysolution ervaar ik als uitstekend.”

Zou je Mysolution aanraden aan andere recruitment en executive search bureaus?

“Jazeker. Maar ik zou wel adviseren goed te letten op een eventuele mix van PC en Mac-gebruikers. Onze ervaring is dat er op een Mac wat meer complicaties kunnen zijn. Die kunnen in de regel wel worden opgelost, maar het is goed om je hier van tevoren van bewust te zijn.”