Backoffice, Frontoffice

Klaar voor de Wab?

"Deze veranderingen hebben flink wat voeten in de aarde,” bevestigt senior consultant Rutger de Haan van Mysolution. Dit bedrijf organiseert de front- en backoffice op IT-gebied van veel flexbedrijven, waaronder Timing en Brunel. “Onze software ondersteunt bijvoorbeeld alles rond het registreren van contracten van flexkrachten. In die contracten, en in de arbeidsvoorwaarden, zitten de meeste wijzigingen. Zo moet je uitvogelen welke aanpassing geldt voor welke contracten en voor welke niet. Dat is een enorme klus."

Met name de Wet arbeidsmarkt in balans (Wab) zorgt voor veel hoofdbrekens. De gecombineerde cao van de ABU en de NBBU is beter te behappen, want deze vergt wel aanpassingen, maar brengt geen hele nieuwe regels, aldus De Haan. “Het is bij veel zaken meer van hetzelfde. Al komt er wel een beperking van kort- durende contracten. Dat moet je regelen. Ook zijn er wat wijzingen bij de doorbetaling bij ziekte."

Tijdsdruk

Maar de Wab is dus een ander verhaal. Aan het begin van dit jaar heeft Mysolution een interne Wab-werkgroep opgericht, met als doel zoveel mogelijk informatie te verzamelen over dit onderwerp. De Haan is ook lid van het klankbord Salaris bij de Belastingdienst, waar hij veel te horen kreeg over de precieze veranderingen die eraan kwamen op het gebied van verloning. Verder was de commissie softwareontwikkeling van de ABU en de NBBU een nuttige bron van informatie. “Vervolgens was het spannend of de wet wel door de Eerste Kamer zou komen. Toen dat in mei het geval bleek, zijn wij meteen met klanten in gesprek gegaan. Met name met de groep waar het meeste gaat gebeuren: de uitzenders en de payrollers. Om samen te bespreken: wat betekent dit nu voor jullie?”

Wat opviel: sommige klanten, met name de grotere bedrijven, waren al goed op de hoogte en bezig zich voor te bereiden, terwijl veel kleinere klanten nog niet zo ver waren. Dat is wel logisch, aldus De Haan. “Die hebben hiervoor ook minder capaciteit in huis.” Hierna stelden De Haan en zijn collega’s een lijst met eisen op, zodat duidelijk was wat per 1 januari absoluut opgeleverd moet zijn. Dit werd weer vertaald naar een functioneel ontwerp, wat vervolgens is besproken met juristen en de klanten vanuit de vraag of ze hiermee uit de voeten konden.

In de tweede helft van het jaar wordt aan de software gebouwd. Daarop staat de nodige tijdsdruk. “We willen zo snel mogelijk delen opleveren, zodat klanten kunnen gaan testen. Je wilt natuurlijk de situatie voor zijn dat in december alles in een keer komt en er nog ergens bugs in blijken te zitten.”

Spannend

Verrassend genoeg wordt het juist bij veel van de grotere klanten nog spannend, meent Director Operations Jordie Kayser van backoffice softwareontwikkelaar Flexservice. “Bij het grootste deel van onze klanten is de software geïnstalleerd bij onze hostpartner. Voor deze groep klanten installeren wij ook nieuwe versies en updates. Een kleinere groep – vaak grotere, beursgenoteerde bedrijven – host de software zelf. Maar omdat het uitvoeren van een regressietest veel tijd en middelen kost, kiezen zulke organisaties vaak voor slechts enkele nieuwe versies en of updates per jaar."

De komende maanden zal Flexservice gefaseerd onderdelen die betrekking hebben op de Wab, opleveren in de software. Kayser: “Je wilt voorkomen dat deze bedrijven van de huidige productieomgeving, die vaak meerdere versies of updates achterloopt, direct overstappen naar de versie met alle nieuwe wet- en regelgeving. Word je dan geconfronteerd met testissues, dan is er meteen nood aan de man. Vandaar dat wij hen op het hart drukken om voldoende capaciteit beschikbaar te stellen, zodat nieuwe versies en updates op tijd getest kunnen worden.”

Briefje inleveren

En er zal veel moeten worden getest, want er verandert dus nogal wat door de Wab. Neem de verandering in de WW- premie. Waar nu voor elke werknemer dezelfde WW-premie geldt, betaalt een werkgever vanaf 1 januari voor langdurig werkenden een lage, en voor tijdelijke contracten een hoge premie. Wel wordt er een uitzondering gemaakt voor werknemers onder de 21 jaar die minder dan twaalf uur per week werken. En hier zit meteen ook een gevaar, vertelt Kayser. “Bij uitzendwerk leveren mensen nog wel eens later hun urendeclaratie in. De Belastingdienst kijkt echter alleen naar wanneer een declaratie in de loonaangifte wordt aangeleverd.

Hierdoor kan een te laat verwerkte declaratie ervoor zorgen dat iemand boven die grens van twaalf uur uitkomt, en dus het hoge WW-tarief geldt. Dus we zeggen nu al tegen klanten met bijvoorbeeld veel studenten: zorg ervoor dat iedereen op tijd zijn briefje inlevert, want anders kun je voor flinke bedragen het schip ingaan. Dit vergt natuurlijk ook een hoop van de systemen. Die moeten zulke fluctuaties aankunnen.”

Maar er zijn veel meer veranderingen: die in de transitievergoeding bijvoorbeeld. Of de wijzigingen in de oproepovereenkomst, waarbij een oproepkracht na twaalf maanden een aanbod voor een vaste arbeidsomvang moet krijgen. Daarnaast heeft iedere werknemer waarvan het contract niet wordt voorgezet, als hij of zij geen blaam treft, recht op een transitievergoeding.

Achteroverleunen

Maar ook voor payrollbedrijven gaat er veel veranderen, stelt Rutger de Haan. “Volgens de nieuwe wet moeten payrollmedewerkers meer op normale medewerkers gaan lijken, met dezelfde arbeidsvoorwaarden – alleen voor pensioenen wordt tot 2021 een uitzondering gemaakt. Payrollers moeten dus hun systeem erop hebben ingericht dat ieder van hun werknemers de arbeidsvoorwaarden krijgt van de inlener. Als je mensen bij tientallen bedrijven wegzet, is dat een gecompliceerd verhaal.”

Wat flexbedrijven verder voor conclusies trekken uit de nieuwe wet is aan hen, benadrukken De Haan en Kayser. Maar beiden willen wel benadrukken dat de bedrijven niet te veel achterover moeten leunen en op de aanpassingen door hun softwareleverancier moeten vertrouwen. De Haan: “Ze zullen op tijd naar hun business moeten kijken: wat bijvoorbeeld te doen met oproepovereenkomsten? En willen ze blijven payrollen of niet? Bedrijven zullen tijdig alle arbeidsovereenkomsten moeten nakijken. Hoe die tot stand zijn gekomen en of die ook onder nieuwe wetgeving nog zo verder kunnen. Ook moeten ze kijken naar hun bedrijfsstructuur. Veel bv’s zijn opgericht in verband met de sectorverloning. Dat voordeel verdwijnt straks. Dus zal het logisch zijn om bedrijven weer in elkaar te schuiven. Met dit soort ingrijpende processen moet je op tijd aan de slag.”

Rutger de Haan - Consultant Mysolution
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Flexmarkt.

IMG_3889