Geen paniek bij piek, data helpt bij het werven van seizoenskrachten

Voor veel seizoensgebonden bedrijven is het elk jaar weer alle hens aan dek. De waan van de dag die bepaalt of je het werk tijdens de drukste periode aankan. Maar, het is wel degelijk mogelijk om strategisch om te gaan met seizoenskrachten. Door je eigen data te analyseren kun je tijdig de juiste wervingsinspanningen doen.

De inzet in piekmomenten

Veel bedrijven hebben in bepaalde periodes veel meer mensen nodig dan anders, denk aan de horeca (vakantiekrachten) of in de agri-industrie (seizoenskrachten in land- en tuinbouw). Elk jaar zitten zij met de dezelfde vraag: ‘Hoe komen we op de piekmomenten aan voldoende mensen?’

Volgens Dirk Meeuws, Product Manager bij Mysolution, is het antwoord hierop: data. “Door terug te kijken in de data in je planningsysteem, ATS en backoffice weet je wat er eerder is gebeurd qua werving en het aannemen van personeel. Kijk naar de piek van vorig jaar en ga na wat de aanmaakdatum in het systeem was van deze flexkrachten. Zijn dat mensen die vers waren aangeworven (of zelf voor het eerst hebben gesolliciteerd) of zijn het ‘bekenden’ die al enkele jaren in jouw systeem zitten?” Dat geeft inzicht in de mix van mensen die je nieuw moet gaan aantrekken en mensen die je moet gaan heractiveren.”

"Door terug te kijken in de data in je planningsysteem, ATS en backoffice weet je wat er eerder is gebeurd qua werving en het aannemen van personeel."

Dirk Meeuws, Product Manager Mysolution

Strategisch omgaan met seizoenswerk

Strategisch omgaan met seizoenswerk is de basis om te bepalen wat er nodig is qua wervingsinspanning. Zitten de mensen al in jouw database, dan wil je volgens Meeuws weten ‘hoe zijn die mensen geheractiveerd?’ Via welke kanalen, bellen, mailen et cetera. Hoe ver van tevoren dienen we hen te benaderen. “Als dat vorig jaar 2 maanden was, kan je bijvoorbeeld overwegen hen nu al vier maanden van tevoren alvast warm te maken via een nieuwsbrief. ‘Ben je in periode X weer beschikbaar?’ Door een iets langere aanlooptijd te nemen kun je concurrenten vóór zijn in het benaderen van diezelfde kandidaat. Des te eerder je begint, des te groter de kans dat jij wel die kandidaten krijgt en jouw concullega niet.” Belangrijk op de huidige, extreem krappe arbeidsmarkt.

Ook voor de kandidaten die je nieuw moet werven kun je het beste in je eigen data duiken, stelt Meeuws. Stel 60% van de mensen waren vorig jaar nieuw in dienst, dan wil je weten ‘hoe heb ik die geworven?’ Via welke campagnes, vacaturesites als Indeed, via social media? En hoe succesvol was dat? Relevant is volgens hem ook het budget. Stel, de kosten per CV waren vorig jaar € 30,-, dan weet je dat je dit jaar minimaal zoveel budget nodig hebt om een X-aantal kandidaten te werven. En let op, waarschijnlijk zijn de kosten dit jaar (iets) hoger.

Bij seizoenswerk is het dus vooral een kwestie van terugrekenen; wanneer heb je mensen nodig, wanneer moeten ze gesolliciteerd hebben, hoe lang is de aanlooptijd daarvoor? En wanneer moeten ze door alle administratieve processen gaan? Oftewel, wanneer moet je welke stap in het proces zetten, met welke middelen en welk budget om minimaal over evenveel seizoenskrachten te beschikken als vorige jaren? Klinkt logisch, maar dat is het in de praktijk lang niet altijd, weet Meeuws. “Er zijn bedrijven die zo strategisch plannen, maar ik ken ook genoeg die het vooral op hun onderbuikgevoel doen.”

4 vragen
Die je jezelf moet stellen voor de inzet van seizoenskrachten:

1. Vanaf welk moment heb je meer mensen nodig?
2. Voor wanneer moet men gesolliciteerd hebben?
3. Hoe lang is de aanlooptijd?
4. Wanneer moet een seizoenskracht alle administratieve processen doorlopen hebben?

Oftewel, wanneer moet je welke stap in het proces zetten, met welke middelen en welk budget om minimaal over evenveel seizoenskrachten te beschikken als vorige jaren?

Soepele systemen

Bij het strategisch inzetten van seizoenskrachten is het uiteraard cruciaal de softwaresystemen op orde te hebben. Meeuws: “Het is een samenspel tussen het ATS, de database en backoffice. En dan moet je uit de planningssoftware de aanvragen van de opdrachtgever kunnen matchen met beschikbare kandidaten in jouw bestand.”

Voor het soepel laten verlopen van de juiste inzet van seizoenskrachten zijn een goede backoffice en planningstools nodig, die rekening houden met filters als beschikbaarheid van de kandidaat, vereiste skills, certificaten. Want het kan best lastig zijn, zeker als je te maken hebt met arbeidsmigranten. Bij de planning van deze groep flexkrachten komt nog meer kijken, denk aan de huisvesting. Hoeveel bedden moet je, wanneer, reserveren?

Analyseren en bijstellen

En seizoensgebonden bedrijven doen er goed aan lessen te trekken uit hun ervaringen om de inzet van seizoenskrachten volgend jaar nog beter te organiseren, stelt Meeuws. “Data-analyses (datawarehousing) helpt hierbij. Door de kengetallen te evalueren kun je nagaan wat de kosten (tarieven) zijn geweest, hoeveel tijd van tevoren je welke acties zou moeten nemen (aanlooptijden). Op basis van die inzichten kun je besluiten dit bij te stellen. Dan heb je voor volgend jaar een goed vertrekpunt en ben je nog beter voorbereid. En blijf je het meest concurrerend.”

Meer en strengere wet- en regelgeving flexkrachten

Uitzend(werkgevers) die flexkrachten inzetten voor seizoenswerk willen meestal dat die uitzendkrachten op tijdelijke contracten (blijven) werken. Dus moeten zij rekening houden met de ketenregeling. Met de komst van de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) geldt dat werkgevers en werknemers 3 tijdelijke contracten in maximaal 3 jaar kunnen aangaan voordat automatisch een contract voor onbepaalde tijd (vast) ontstaat (ketenregeling).

Tussenpoos

In deze ketenregeling is voorzien dat draaideurconstructies worden voorkomen. Daarvan is sprake als werkgevers de keten willen doorbreken. Dit doen ze door flexkrachten een tijdje niet, en dan weer wel een tijdelijk contract aan te bieden. Is die tussenpoos – tijd tussen het eindigen van het ene tijdelijk contract en het begin van een volgend tijdelijk contract – minder dan 6 maanden, dan sluit dit nog aan bij de keten. Bij CAO kan die tussenpoos echter verkort worden tot 3 maanden. Dat mag bij tijdelijk terugkerend werk dat maximaal 9 maanden per jaar gedaan kan worden. Dat is bij seizoenswerk bijvoorbeeld het geval.

Tip voor planning seizoenswerk

Om op piekmomenten voldoende seizoenskrachten te hebben en te voldoen aan de geldende tussenpoos kan de werkgever slim plannen. Laat de helft van de seizoenskrachten starten aan het begin van het seizoen tot vlak na de piekperiode. En laat dan de andere helft van de seizoenskrachten aan de slag gaan vlak voor de piekperiode tot aan het einde van het seizoen. Dan beschik je over alle seizoenskrachten tijdens de piekperiode en is de tussenpoos tussen tijdelijke contracten lang genoeg om de keten te doorbreken (en ontstaat er dus niet automatisch een vast contract).

Uitzondering voor uitzendwerk

Ook voor uitzendwerk geldt een uitzondering. In uitzendovereenkomsten mag de ketenregeling via de CAO worden verlengd. Dit kan tot maximaal zes tijdelijke contracten in maximaal vier jaar. Bij uitzendovereenkomsten geldt sowieso natuurlijk het fasensysteem. In de ABU CAO spreekt men van Fase A (met of zonder uitzendbeding), B (tijdelijk contract) en C (vast) en de NBBU CAO kent fase 1-2 (met of zonder uitzendbeding), fase 3 (tijdelijk contract) en fase 4 (vast).

In lijn met het SER-MLT-advies om werkenden meer werk- en inkomenszekerheid te bieden, worden ook in de nieuwe CAO’s voor Uitzendkrachten de fasen verkort. En als de politiek het SER-advies overneemt zal de periode dat tijdelijke contracten mogen worden verstrekt nog verder teruggaan naar in totaal 3 jaar (1 jaar Fase A (1-2) + 2 jaar Fase B (Fase 3).

Kortom, de wet- en regelgeving over het mogen inzetten van tijdelijke krachten – ook seizoens-/uitzendkrachten - zal waarschijnlijk steeds strenger worden in de nabije toekomst. Het inzetten van flexkrachten wordt minder flexibel en (uitzend-)werkgevers moeten hier alert op zijn. 

Arbeidsmigranten

En dat geldt zeker ook voor de inzet van arbeidsmigranten. In navolging van de voorstellen van het Aanjaagteam Bescherming Arbeidsmigranten (commissie Roemer) komt er een verplichte certificering voor uitzendbureaus, moet de registratie van arbeidsmigranten worden verbeterd, net als de huisvesting. Strengere regelgeving om misstanden te voorkomen. Op zich goed, maar het betekent ook extra administratieve rompslomp voor (uitzend)werkgevers.

Dirk Meeuws
Product Manager Mysolution