Hoe kunnen flexbedrijven recruitmenttechnologie in 2023 nog beter inzetten? Dirk Meeuws van Mysolution geeft vijf adviezen waarmee zij voordelen kunnen behalen. Alvast een tip: ‘Kies niet de tool met de meeste toeters en bellen, maar focus je op je eigen mensen; wie zorgt ervoor dat die slimme technologie ook echt voor je gaat werken?’
1. Wie is de marketing dirigent?
Iedereen heeft de mond vol over marketing automation, een term die sinds enkele jaren in zwang is geraakt. En terecht, want de technologie om marketingcampagnes te automatiseren biedt heel veel voordelen. Snel, strakke campagnes via verschillende kanalen uitvoeren en geautomatiseerde berichten versturen met behulp van WhatsApp en e-mail, om zo in een paar klikken op de knop ontzettend veel personen te bereiken en te motiveren om te solliciteren.
Tooling is er in overvloed. Alle Applicant Tracking Systemen (ATS) die er op de markt zijn hebben zelf recruitmentmarketing functionaliteiten of kunnen integreren met partijen die recruitment marketing automation-tools leveren.
"Technologie om marketingcampagnes te automatiseren biedt heel veel voordelen."
Dirk Meeuws, Product Manager Mysolution
Maar het gaat niet om de tool met de meeste toeters en bellen. Het maakt niet zoveel uit van welke leverancier die tool komt, de grote vraag is: ‘Wat ga je ermee doen?’ en ‘Hoe ga je het bemannen?’ Daar is veel te weinig aandacht voor.
Er zijn maar weinig staffing bureaus die beschikken over de ‘digitale managers’ die nodig zijn om de marketingstrategie te bepalen, goed uit te voeren en te beheren. Mails opstellen, wat en wanneer uitsturen en via welke kanalen - afhankelijk van analyses van wat wel en niet werkt qua respons en effectiviteit; welke e-mails zijn vorige keer wel/niet geopend, hoe vaak is er doorgeklikt (kanaaleffectiviteit) en welke campagnes leveren de klant voorstellen of hires? Al die gepersonaliseerde uitingen, het faciliteren van de mogelijkheden, het uitvoeren en bewaken van de processen - dat vraagt om iemand die de regie heeft. De vraag is dus: ‘Wie is binnen jouw organisatie de marketing dirigent?’
2. Grip en inzicht krijgen
Het zijn onzekere tijden. Aan de ene kant hoor je verhalen dat er een recessie dreigt. En aan de andere kant zitten we in een gekke arbeidsmarkt, met schaarste aan kandidaten en een overschot aan vacatures. Hoe meer onzekerheid, des te belangrijker het is om inzicht te hebben in wat er speelt. Wat zijn de verwachtingen met betrekking tot personeel? Verandert er iets in het aantal nieuwe aanvragen? Neemt het aantal bezoekers op de website toe of af?
Juist omdat er nu zoveel onduidelijkheid is moet je proactief zijn in het benutten van dit soort data. Als er bijvoorbeeld minder bezoekers op jouw website komen, leidt dat uiteindelijk tot minder sollicitaties en minder bemiddelbare kandidaten – dat sijpelt misschien pas na twee maanden door. Als je dat direct kunt ondervangen, ben je dit vóór.
Met behulp van dashboards zorg je voor heldere en overzichtelijke informatie uit jouw recruitmentmarketing, ATS- en backofficedata.
Dirk Meeuws, Product Manager Mysolution
Daarvoor is het nodig dat jouw recruitmentmarketing, ATS- en backofficedata inzichtelijk is. Al die data zijn vanuit datawarehousing om te zetten naar dashboards waarin heldere, overzichtelijke informatie wordt getoond waarop je direct kunt acteren. De signaleringswaarde is te vergelijken met een barometer. Door de peilstok op verschillende datapunten binnen het recruitmentproces te steken, zie je tijdig veranderingen aankomen. Dan kun je kort op de bal te spelen en dus binnen jouw nichemarkt eerder reageren dan jouw concurrentie. En dat geeft je een voorsprong op deze turbulente markt.
3. Gepersonaliseerde klantenbinding
In deze kandidatenmarkt lijkt het alsof iedereen alleen nog maar de flexkracht als klant ziet, maar vergeet de aanvraagkant niet. Investeer ook in de relatie met jouw opdrachtgevers. Het is goed om je te blijven afvragen wat voor jou de beste klantstrategie is; hoe segmenteer je, wie zijn jouw
A-klanten, welke opdrachtgevers ben je kwijtgeraakt en zou je weer kunnen benaderen?
En hoe komen aanvragen binnen, direct van inhurende organisaties of sluit je je aan bij ander intermediairs als Managed Service Providers (MSP) of inhuurdesks? Daar gaat op dit moment minder aandacht naar uit. Maar onze cyclische markt kan snel omslaan. Dan is het goed dat je hier alvast een strategie voor hebt.
"Hoe maak je alle uitingen persoonlijk gericht op kandidaten of opdrachtgevers, zonder dat je elke uiting separaat hoeft te maken?"
Dirk Meeuws, Product Manager Mysolution
Acties die je vervolgens richt op klanten moeten vanzelfsprekend zo gepersonaliseerd mogelijk zijn. De vraag is ‘Hoe maak je alle uitingen persoonlijk gericht op kandidaten of opdrachtgevers, zonder dat je elke uiting separaat hoeft te maken?’ De kunst is een juiste mix vinden tussen personalisatie en uitvoerbaarheid. Daar komt dus weer marketing automation om de hoek kijken. Maar het is de mens die dat moet bedenken, uitvoeren en bewaken.
Personalisatie kan bijvoorbeeld door doelgroepen te definiëren die je met specifieke content benadert. Dat moet dan bij alle uitingen (e-mail, WhatsApp, advertenties, website) zichtbaar zijn. De look & feel (tone of voice, logo, specifieke boodschap) moet in alle uitingen overeenkomen. En in alle processen doorwerken, dus ook in documenten zoals een arbeidscontract of overeenkomst voor een klant. Dat gaat verder dan zomaar een nieuwsbrief versturen of een kandidaat een mailtje sturen op zijn eerste werkdag om hem succes te wensen.
Staffing bedrijven die marketing automation goed inzetten, consequent zijn in al hun ‘gepersonaliseerde’ uitingen, slagen erin een sterk merk op te bouwen en klanten en kandidaten te vinden. En ook daarvoor moet je dus over de juiste bemanning binnen jouw organisatie beschikken.
4. Datakwaliteit omhoog
Nog een thema dat meer aandacht verdient binnen staffing organisaties; het verhogen van de datakwaliteit. Het belang hiervan binnen recruitment wordt nog altijd onderschat. Hoe meer je in de database stopt, hoe meer je eruit haalt. Of je nou gaat matchen via de matching-engine binnen Mysolution of via bijvoorbeeld Textkernel - des te beter de database gevuld is, des te meer kandidaten het oplevert, ook de onverwachte personen die je misschien anders over het hoofd zou zien.
Hoe rijker de data over kandidaten en vacatures – bijvoorbeeld relevante steekwoorden over hard skills en soft skills - des te beter de mogelijke matches je boven water krijgt. Dit is te vergelijken met search engine optimalisation (SEO); hoe meer keywords en relevante informatie je in het CMS van een website stopt, hoe hoger je scoort in Google en hoe beter je gevonden wordt.
Data invoeren is hard nodig
Data invoeren, het klinkt saai, maar is dus hard nodig. Afgelopen jaren is in de war for talent vooral gepredikt de sollicitatieschermen zo klein mogelijk te houden; voor- en achternaam, e-mailadres, verder niks. Dit om de drempel om te solliciteren zo laag mogelijk te houden. Begrijpelijk, maar met alleen een bak met emailadressen en namen kun je niets. Hoe weet je nou of die persoon interesse heeft om monteur te worden of in de logistiek wil werken?
Hoe rijker de data over kandidaten en vacatures – bijvoorbeeld relevante steekwoorden over hard skills en soft skills - des te beter de mogelijke matches je boven water krijgt.
Dirk Meeuws, Product Manager Mysolution
Staffing bedrijven doen er dus goed aan meer velden in het systeem ingevuld te krijgen met relevante data. Dat kun je doen door dit op te delen, bijvoorbeeld NAW-gegevens bij het eerste gesprek, waarbij dit steeds verder wordt aangevuld met meer data bij elke volgende fase in de candidate journey. Dan wordt een potentiële kandidaat niet meteen afgeschrikt door een groot sollicitatieformulier bij het eerste (online) contact.
Intercedenten en recruiters zijn te motiveren meer data in te voeren door bijvoorbeeld scores toe te kennen aan de mate waarin zij kandidaat profielen hebben opgebouwd in het systeem. En de ‘winnaar’ kun je belonen met een leuke incentive.
5. Kennis en kunde in huis?
Er zijn extreem veel recruitment-tech oplossingen op de markt, geleverd door tal van leveranciers. Overal is wel een tool voor, maar heb je al die tools ook echt nodig? Is er nog overzicht? Is het nog beheersbaar? Daarvoor heb je eigenlijk een digitale projectmanager nodig binnen een staffing bedrijf. Iemand die technisch onderlegd is om die tools te beoordelen, de interne processen goed kent én in gesprek met leveranciers kan aangeven wat nodig is. Iemand die ervoor zorgt dat de technologie die je in huis hebt en haalt ook integreert met bestaande systemen, dat zoveel mogelijk informatie uit zo’n tool ook daadwerkelijk in jouw ATS komt, nagaat wat de impact ervan is op andere (bijvoorbeeld financiële) processen.
Een digitale projectmanager
Wat heb je precies nodig binnen jouw organisatie?
- Iemand die technisch onderlegd is om recruitment-tech tools te beoordelen.
- Een persoon die de interne processen goed kent én in gesprek met leveranciers kan aangeven wat er nodig is binnen de organisatie.
- Iemand die ervoor zorgt dat de technologie die je in huis hebt en haalt ook integreert met bestaande systemen, dat zoveel mogelijk informatie uit zo’n tool ook daadwerkelijk in jouw ATS komt, nagaat wat de impact ervan is op andere (bijvoorbeeld financiële) processen.
Het gevaar bij deze belangrijk rol als IT-spin in het web is dat deze persoon al snel te veel hooi op z’n vork krijgt. De verantwoordelijke wordt dan ook ingezet als applicatiebeheerder en fungeert als vliegende keep die allerlei operationele werkzaamheden moet doen. En dat terwijl je deze medewerker zou moeten vrijspelen, zodat hij of zij zich kan richten op de strategische inzet van recruitmenttechnologie.
"Als je als staffing bedrijf echt de digitale ambities wil waarmaken, moet je investeren in je eigen mensen."
Dirk Meeuws, Product Manager Mysolution
Analoog aan de marketing dirigent, heb je dus ook een technologie-dirigent nodig. Ambitieus? Ja, maar als je als staffing bedrijf echt de digitale ambities wil waarmaken, moet je investeren in je eigen mensen.
Dirk Meeuws
Product Manager Mysolution