Mysolution

Charlie works: goede stuurinformatie en tijdwinst met Mysolution

Charlie works maakt een digitale omslag. De software van Mysolution gaat op heel korte termijn meerdere bestaande pakketten vervangen. Doel: betrouwbare data (stuurinformatie) en efficiency in alle processen van de uitzendorganisatie, in binnen- en buitenland. ‘Prettig voor de medewerkers, die daardoor meer tijd kunnen steken in persoonlijke aandacht voor de uitzendkracht en klant.’ Remco van den Heuvel, CFO Charlie works, en Christel van Rooijen, Marketing Manager Charlie works, over de ‘gemakkelijke’ keuze voor Mysolution.

Charlie Works en Mysolution-1-1
(V.l.n.r.) Jaap Postma (CEO Mysolution), Flavia van As (COO Charlie works), Leo de Gelder (Sr. Sales Executive),
Roderick Juffermans, (Marketeer Charlie works), Remco van den Heuvel (CFO Charlie works)

Digitale transformatie

Wie al iets langer in de uitzendwereld meeloopt kent wellicht de naam Van Koppen & Van Eijk, een internationaal uitzendbureau dat groot is geworden in de tuinbouw. Onlangs heeft dit bedrijf een grote omslag gemaakt. Er is een nieuwe aandeelhouder en het bedrijf kreeg in 2019 een nieuwe naam: Charlie works. Nu - zeker met de komst van de software van Mysolution - kan dat allemaal online. Eén keer iets registreren, dat dan direct gekoppeld is aan de front- en backoffice, planning, verloning en liefst ook nog finance.”

"Nu - zeker met de komst van de software van Mysolution - kan dat allemaal online. Eén keer iets registreren, dat dan direct gekoppeld is aan de front- en backoffice, planning, verloning en liefst ook nog finance."

Remco van den Heuvel, CFO Charlie works

De agrarische markt maakt nog slechts 15% van de omzet uit (in 2020: € 92 miljoen). Het overgrote deel komt tegenwoordig uit seizoensvaste klanten in de retail, logistiek en foodsector. Maar dat is niet de enige verandering. Charlie works heeft ook een digitale transformatie doorgemaakt, vertelt Remco van den Heuvel. “Vroeger werd alles met de hand gedaan, van het inschrijven van uitzendkrachten tot verloning. Nu - zeker met de komst van de software van Mysolution - kan dat allemaal online. Eén keer iets registreren, dat dan direct gekoppeld is aan de front- en backoffice, planning, verloning en liefst ook nog finance.”

Grenzeloos werken

Logo Charlie Works-1

“Wat wij nastreven is dat je overal online met elkaar kunt samenwerken en dat het dus niet meer uitmaakt op welke plek je werkt”, zegt Christel van Rooijen. Vorig jaar is het Charlie center in Den Haag opgezet en vanuit deze plek wordt alles gemonitord. En dat heeft een groot voordeel, bijvoorbeeld voor finance, weet Van den Heuvel: “De primaire registratie van een inkoop-factuur gebeurt bijvoorbeeld in Den Haag. Door de boekhouding zo in te richten kunnen wij centraal grip houden op alle activiteiten in Europa.”

Centrale regie is belangrijk, want niet alleen gaat het om duizenden verloningen, bij Charlie works heeft men ook te maken met grote fysieke afstanden. Het internationale uitzendbureau rekruteert medewerkers uit heel Europa. Dat gebeurt vanuit het hoofdkantoor in Den Haag, maar ook vanuit de kantoren in Polen, Slowakije en Hongarije. Toch lukt het om als één team te werken en processen vloeiend op elkaar af te stemmen. Van Rooijen: “Het maakt niet uit of onze recruiter in Polen of Hongarije zit. Ze werken met dezelfde systemen en platformen.” Dankzij het Charlie center in Den Haag wordt dus digitaal en grenzeloos gewerkt, wat uiteindelijk leidt tot een betere service en online dienstverlening.

3 tips voor uitzendbedrijven die staan voor de keuze van een nieuw softwaresysteem, door Remco van den Heuvel (CFO Charlie works)

1) Bepaal het doel - wat doe je als organisatie en waar wil je naartoe? Bijvoorbeeld; verbeteren klanttevredenheid en/of efficiencyvoordelen behalen. (Charlie works opereert Europees en wil vooral efficiencywinst realiseren en betere service bieden door verschillende afdelingen in verschillende landen naadloos met elkaar te laten samenwerken.)
2) Breng processen goed in kaart - om efficiencyvoordelen te behalen moet je je eigen processen goed kennen. (Charlie works heeft veel tijd gestoken in het uittekenen van alle processen; van plaatsing van een uitzendkracht in Hongarije, iemand die zich aanmeldt via de site in Polen tot en met het uitbetalen van het loon aan uitzendkrachten.)
3) Welke stuurinformatie (kpi’s) heb je nodig? - Welke cruciale, betrouwbare informatie - uren, verloning, marges, etc. - moet je in één of enkele muisklikken uit het systeem kunnen halen? Dat moet minimaal gewaarborgd zijn in het pakket.

Persoonlijke begeleiding

Maar om volledig digitaal en grenzeloos te werken moet er wel worden geïnvesteerd in software die dat mogelijk maakt. De bestaande situatie was ‘niet meer van deze tijd’, vertelt Van den Heuvel. “Op dit moment werken we, naast Salesforce, met vier andere softwaresystemen, die heel lastig te koppelen zijn. Hierdoor moeten we uitzendkrachten op vier verschillende plekken registreren. Daarbij komt dat de verschillende leveranciers allemaal hun eigen visie hebben die niet past bij de manier waarop wij willen werken.”

"Zonder betrouwbare informatie is de marketeer, sales en finance professional stuurloos."

Remco van den Heuvel, CFO Charlie works

Dat Mysolution als beste van de short list van leveranciers naar boven kwam, komt mede door de zeer geslaagde demo, legt Van den Heuvel uit: “We hebben meerdere leveranciers gevraagd om ons te helpen, om te weten of zij dat kunnen bieden wat past bij de manier waarop wij willen werken. Mysolution heeft een demo gegeven op basis van onze data en laten zien dat zij dat kunnen. Niet alleen is Mysolution één van de betere pakketten, ook de ondersteuning en persoonlijke begeleiding van de mensen van Mysolution gaf ons een heel goed gevoel. Ook in dat opzicht stak Mysolution er met kop en schouders bovenuit, dus voor ons was het een heel gemakkelijke keuze.”

Big bang

Vorige maand is definitief de knoop doorgehakt om over te stappen op Mysolution en de vier bestaande pakketten de deur uit te doen. En dat moet gebeuren met een big bang, zegt Van den Heuvel. “We willen in één keer overstappen, op 1 oktober 2021. Om die overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen zijn we nu volle bak aan de slag met de mensen van Mysolution.” Waar normaal gesproken een implementatie op deze schaal minimaal een half jaar in beslag neemt, moet het bij Charlie works binnen drie maanden gebeuren.

CharlieWorks2021Mysolution

Ambitieus? “Een beetje ambitie is goed, toch?”, zegt Van Rooijen, die denkt dat het zeker gaat lukken. “Het scheelt dat onze mensen na de demo zeer enthousiast waren. Ze staan te popelen om met dit pakket aan de slag te gaan. We hebben hen ook geraadpleegd en gevraagd ‘Wat hebben jullie nodig om je werk goed te doen?’ Dat maakt dat onze mensen direct heel betrokken zijn bij de overstap naar Mysolution.”

De planning is rond en voor zowel Mysolution als Charlie works is de implementatie een interessante pilot, stelt Van den Heuvel. “In het projectteam van Mysolution zit voor elk onderdeel - frontoffice, backoffice, finance, etc - een specialist, die enkele weken samenkomen en met onze mensen hier een paar weken gaan knallen.”

Betrouwbare data

“Zonder betrouwbare informatie is de marketeer, sales- en finance professional stuurloos”, stelt Van den Heuvel. Een van de belangrijkste wensen van Charlie works is dan ook dat het systeem stuurinformatie moet kunnen opleveren. “Drie jaar geleden zijn wij begonnen om datawarehouse te bouwen met dashboards om die stuurinformatie te verkrijgen. Waar wij drie jaar aan gewerkt hebben, blijkt voor minimaal 80% al geïntegreerd te zijn in Mysolution. Met een druk op de knop haal je bepaalde informatie naar boven.”

"Hoe meer persoonlijke aandacht voor de uitzendkracht en klant, hoe hoger de klanttevredenheid. De menselijke service is uiteindelijk de beste marketing die er is."

Christel van Rooijen, Marketing Manager Charlie works

En dat is hét voordeel van Mysolution, stelt Van den Heuvel. “Het is een ERP-pakket (zie kader hieronder) waarin je maar één keer iets hoeft vast te leggen en je kunt continu doorklikken, tot op het laagste transactieniveau, bijvoorbeeld wat kost een uitzendkracht?” Die betrouwbare informatie komt dus uit één centrale bron (het ERP-systeem), waaruit verschillende gebruikersgroepen kunnen putten. De planning wil direct kunnen zien wat de geplande en gerealiseerde uren zijn, finance wil inzicht in de debiteuren, liquiditeit, balanspositie, et cetera. En dat is dan ook waar Charlie works naar streeft. “De bedoeling is dat verschillende gebruikersgroepen hun eigen dashboards krijgen waarop ze met één of enkele drukken op de knop die informatie krijgen die ze nodig hebben.”

Enterprice Resource Planning (ERP)

ERP staat voor Enterprice Resource Planning. Een ERP-systeem biedt overzicht in data-stromen binnen een organisaties. Met een ERP-pakket kan een organisatie bijvoorbeeld het financiële bedrijfsproces binnen de organisatie standaardiseren en automatiseren. Als data van meerdere afdelingen in één systeem zit, heeft dat natuurlijk als voordeel dat ook meerdere afdelingen binnen de organisatie inzicht hebben in diezelfde data en nog beter kunnen samenwerken.

Voordeel voor de klant

Charlie works heeft hoge verwachtingen van Mysolution. Van Rooijen ziet veel voordelen voor de eigen medewerkers. “Er zit veel logica in het systeem en de tools zijn eenvoudig in gebruik. Daarmee kunnen we efficiënter werken in een moderne omgeving die naadloze samenwerking tussen afdelingen - ook op afstand - mogelijk maakt.”

En daar profiteren ook de uitzendkrachten en opdrachtgevers van, stelt Van Rooijen. “Als het proces efficiënt verloopt en we direct over de juiste data beschikken, dan kunnen we ook heel snel sturen en schakelen. Een efficiënt proces komt ook de klant altijd ten goede, want het levert tijdwinst op. Dat is prettig voor onze medewerkers, die kunnen dan meer tijd steken in het persoonlijk contact met de uitzendkracht en klant. Hoe meer persoonlijke aandacht voor de uitzendkracht en klant, hoe hoger de klanttevredenheid. De menselijke service is uiteindelijk de beste marketing die er is.”

Het motto van Charlie works past bij Mysolution: "Werk voor iedereen een beetje makkelijker en leuker maken."

Remco van den Heuvel, CFO Charlie works

Daar komt bij dat het nieuwe systeem marketinginformatie kan opleveren die helpt bij het verbeteren van de journey van de uitzendkracht, legt Van Rooijen uit. ‘Welke mensen halen wij binnen? Hoe loopt een uitzendkracht door ons systeem? Welke uitzendkracht heeft onze Charlie Academy gevolgd? Welke groeimogelijkheden en ambities heeft hij? En het geldt ook voor de klantzijde; hoe doen onze acties het? Lenen klanten eerder uitzendkrachten bij ons in na een actie?’
Mysolution is gebaseerd op Salesforce. En dat heeft als voordeel dat er veel marketing tools beschikbaar zijn die helpen bij een goede recruitment. ‘Je kunt vacatures meteen via verschillende kanalen plaatsen, uitsturen naar jobboards. En deze direct meten en opvolgen. Wat komt er via die kanalen binnen? Wat is de respons op een mailing?’

Van den Heuvel vult aan: “Onze droom is dat een accountmanager op bezoek bij een klant op locatie kan inloggen in het systeem en direct alle actuele cijfers en relevante klantdata ziet en zo goed het gesprek kan voeren.” Dus zowel de uitzendkracht, klant als de eigen medewerkers gaan zeker het verschil merken als eenmaal met Mysolution wordt gewerkt. En dat past helemaal in het motto van Charlie works: ‘Werk voor iedereen een beetje makkelijker en leuker maken.’

Op zoek naar dé oplossing voor jouw uitzend-, detacherings- of recruitmentbureau? Plan een demo!

Plan een demo - Mysolution 2021-1