Succesverhaal

Finance & control van AB Werkt is innovatieve partner in business, mede dankzij Mysolution Flex

Door je backoffice processen te automatiseren kun je efficiënter en slimmer werken. AB Werkt ervaart dat de voordelen van kantoorautomatisering in de flexmarkt nog veel verder reiken. Deze coöperatie met 4500 leden in de agrarische sector gebruikt Mysolution Flex doelbewust om bedrijfsprocessen te optimaliseren en automatiseren. Volgens AB Werkt is Mysolution met Microsoft als platform in staat om te blijven innoveren. Ook biedt Mysolution met dank aan dit platform een naadloze integratie met de Microsoft Office 365-suite (Office, Outlook en Power BI).

AB Werkt Logo-1

“Er zijn nauwelijks handmatige administratieve handelingen meer. Onze finance medewerkers kunnen hierdoor veel meer tijd besteden aan het analyseren en rapporteren van managementinformatie”, zegt Jeroen Moonen, teamleider Finance en Control van AB Werkt. Zijn afdeling is hierdoor nu een gewaardeerde partner in business voor het management en voor andere onderdelen van het bedrijf. Samen met Mysolution ziet Moonen kansen om die rol met behulp van big data en Power BI nog verder te versterken.

AB Werkt levert naast bedrijfsverzorging met eigen personeel ook flexibele personeelsdiensten zoals uitzenden, detacheren en payrollen. Het gaat hierbij om fysieke banen in de agro, food, industrie, logistiek, grond-, weg- en waterbouw en de groenvoorziening. Vanuit het hoofdkantoor in Roermond en de zeven regiokantoren in Limburg, Brabant en Zeeland worden er dagelijks meer dan 3000 mensen in deze sectoren aan het werk gezet.

Voortrekkersrol

Zo’n vijf jaar geleden was AB Werkt op zoek naar een ERP-oplossing. De afdeling van Moonen had hierbij van begin af aan een voortrekkersrol. Moonen wilde voor de afdeling Finance en Control een applicatie waarmee de verschillende werkprocessen van zijn afdeling in onderlinge samenhang konden worden gestandaardiseerd, gedigitaliseerd en geautomatiseerd. “Samen met Mysolution hebben we deze drietrapsraket inmiddels toegepast op onze verkoopadministratie. Met als resultaat dat het versturen van verkoopfacturen nu volledig automatisch verloopt. Taakwachtrijen vervullen hierbij de rol van robots: die bepalen bijvoorbeeld wanneer een factuur wordt verstuurd”, aldus Moonen.

Kilometerregistratie

Binnen de afdeling Finance en Control van AB Werkt worden steeds meer routinematige handelingen overgenomen door Mysolution Flex en de koppelingen van deze software met andere applicaties. Een voorbeeld hiervan is Blue10, een applicatie voor de automatisering van de inkoopadministratie. Dat deze applicatie door Mysolution inmiddels standaard binnen Flex wordt aangeboden, is volgens Moonen een mooi resultaat van de samenwerking tussen AB Werkt en Mysolution.

Een sprekend voorbeeld van de efficiëntie die Flex op kan leveren, is de kilometerregistratie van AB Werkt. Moonen: “Voorheen was ik een halve formatieplaats kwijt om de gereden kilometers te vergelijken met de geplande ritten.

Met dank aan de rapportageschil van Mysolution en de integratie van kilometerdata in ons datawarehouse is die vergelijking geautomatiseerd. Een druk op de knop in plaats van een halve fte: tel uit je winst.”

Jeroen Moonen, AB WerktJeroen Moonen, Teamleider Finance en Control bij AB Werkt

Ondanks de groei van AB Werkt is de afdeling Finance en Control in omvang gelijk gebleven. Na de fusie met AB Brabant in 2017 kon er zelfs op de formatie van deze afdeling worden bespaard. Dat zegt volgens Moonen genoeg over de impact van kantoorautomatisering op de kosten van een flexbedrijf. “Daarom is een oplossing zoals Mysolution Flex niet alleen interessant voor de grootste spelers in de flexmarkt, maar juist ook voor middelgrote bedrijven zoals wij.”

Nieuwe ambities

De potentiële spin-off van slimme kantoorautomatisering is echter veel groter dan efficiency en lagere kosten. Moonen: “Ik kan mijn medewerkers nu uitdagend werk op hbo-niveau bieden. Met behulp van de rapportageschil rond Flex kunnen zij zich nu toeleggen op de analyse en rapportage van zowel financiële als niet-financiële kengetallen waarop we onze bedrijfsvoering bij kunnen sturen. Dit gebeurt nu al volop. Zo hebben we met de rapportageschil dashboards ingericht op het gebied van uren, omzet, marge, debiteuren, verzuim en huisvesting.” Hij noemt in dit verband ook het project allocatie. Dat is erop gericht om de kosten van huisvesting, vervoer en bemiddeling per gewerkt uur en per opdrachtgever inzichtelijk te maken.

Moonen heeft de ambitie om met de applicatie Power BI nog meer en betere verbanden tussen alle data in Flex te leggen. “Door in big data patronen te herkennen, kunnen we betere voorspellingen doen en onze rol als interne partner in business nog beter invullen”, stelt Moonen. Zijn organisatie wordt meer en meer datagedreven, met als doel om de bedrijfsvoering te optimaliseren en hierdoor uiteindelijk de klanten beter te kunnen bedienen. Mysolution helpt hierbij door het datawarehouse en de rapportageschil rond Flex met behulp van kubussen en Power BI nog beter te benutten. Moonen is positief over de samenwerking met de mensen van Mysolution: “Zij zijn innovatief en hebben kennis van zaken.”