Backoffice, Mysolution

Manpower live met Mysolution

Medio 2020 ging Jefferson Wells, de detacheringstak van de ManpowerGroup, over op de backoffice-applicatie van Mysolution. Inmiddels werkt ook de uitzendtak van Manpower met de software van Mysolution voor tijdschrijven, verloning, facturatie en contractbeheer. Binnen drie dagen na de livegang waren alle ruim 9200 uitzendkrachten ingelogd op de portal van Mysolution.

'Mysolution software laat midoffice en backoffice van Manpower efficiënt en accuraat functioneren!'

‘Deze geweldige prestatie baart in ons bedrijf veel opzien. Alle lof voor Mysolution, die de rol van partner in business meer dan waarmaakt.’ Dit zegt Erik Janse, Programmamanager Greenfield van ManpowerGroup. De vestigingen van Manpower werken sinds 4 januari met Mysolution. Dit geldt ook voor Salarisprofs de tak van ManpowerGroup die salarisadministrateurs detacheert. ‘De software heeft een goede performance, is stabiel en gebruiksvriendelijk,’ aldus Janse.

Erik Janse over Mysolution
Erik Janse, Programmamanager Greenfield ManpowerGroup

Eén digitaal platform

Doel van het nieuwe ‘Greenfield’ van ManpowerGroup is één digitaal platform dat applicaties bij elkaar brengt en werkprocessen standaardiseert en optimaliseert. De oplossing van Mysolution standaardiseert de werkprocessen van de mid- en backoffice én integreert beide lagen volledig met elkaar.

'Binnen drie dagen na de livegang waren alle ruim 9200 uitzendkrachten ingelogd op de portal van Mysolution.'

Met behulp van het integratieplatform Dell Boomi zorgt Mysolution óók voor de koppeling tussen de frontoffice en de mid- en backoffice. Hierdoor werkt de software van Mysolution uitstekend samen met het frontoffice-systeem (ATS) van ManpowerGroup.

Nieuwe manier van werken

Binnen Greenfield is Anastasia Agg Business Projectmanager. Zij begeleidt de implementatie van Mysolution binnen de organisatie van Manpower. 'Met Mysolution implementeren we een nieuwe efficiënte manier van werken. Wanneer je alleen een systeem vervangt en vervolgens blijft doen wat je altijd al deed, krijg je ook wat je altijd al had. Ik vraag mijn collega’s van backoffice daarom om hun gebruikerservaring met de nieuwe software te beoordelen vanuit het perspectief van de nieuwe manier van werken,’ zegt Anastasia. Zij had dagelijks contact met haar collega’s van backoffice om hun wensen zo goed mogelijk in de oplossing mee te nemen.

Manpower-&-Mysolution

Branchekennis belangrijke succesfactor

Mysolution biedt standaardsoftware voor de uitzendbranche met voldoende flexibiliteit voor organisatie specifieke inrichting. Volgens Anastasia blijkt steeds opnieuw dat die software voorziet in mogelijkheden waar haar collega’s bij Manpower om vragen.

'We profiteren van de branchekennis die de consultants van Mysolution ook bij andere uitzendorganisaties opdoen.'

Dit verklaart waarom de oplossing bij Manpower zo dicht bij de standaard van Mysolution is gebleven. ‘We profiteren hier van de branchekennis die de consultants van Mysolution ook bij andere uitzendorganisaties opdoen,’ aldus Anastasia

Minder fouten op loonstroken en contracten

De applicatie van Mysolution zorgt voor minder fouten op loonstrookjes, in loonaangiftes, contracten en facturen. Uitzendkrachten of hun opdrachtgevers kunnen de uren digitaal invoeren in de portal. In Mysolution is het mogelijk om controles in te richten, waardoor je als gebruiker naar de juiste keuzes wordt geleid. In de urenverwerking wordt op basis van criteria gecontroleerd of de invoer aan de voorwaarden voldoet. Bij afwijkingen wordt de urenstaat onderschept en ter correctie aan de gebruiker voorgelegd.

Manpower en Mysolutionv.l.n.r. Reinier Nieuwenhuis (Mysolution), Jeroen Zwinkels (ManpowerGroup),
Jan Beekman (Mysolution) en Erik Janse (ManpowerGroup) tijdens het officiële tekenmoment.

Géén overwerk voor payrollers

Met Mysolution gaan accuratesse en efficiëntie hand in hand. Handmatige gegevensinvoer is verleden tijd, evenals dubbel werk in de vorm van onnodige checks en berichten. Met dank ook aan de koppeling tussen front- en backoffice via het integratieplatform. Janse: ‘In de backoffice zijn veel minder handen en uren nodig. Onze payrollers hoeven niet langer over te werken om de betalingen op tijd de deur uit te krijgen.’

‘In de backoffice zijn veel minder handen en uren nodig.'

Volgens Agg draagt ook de zelfservice bij aan een efficiëntere manier van werken: ‘Wanneer bijvoorbeeld het adres of het bankrekeningnummer van een uitzendkracht verandert, kan die dat in de portal zelf wijzigen.’ Uiteindelijk zorgt de software van Mysolution ervoor dat de organisatie van Manpower efficiënter en accurater functioneert.  

Testen, testen en nog eens testen

Dat er sinds de livegang van Mysolution zo weinig foutmeldingen en hulpvragen zijn, is mede het resultaat van de teststrategie van Manpower. ‘We hebben niet beknibbeld op het testen. TCS, onze IT-partner, heeft samen met ons meer dan 2000 testscripts ontwikkeld en uitgevoerd. Hiermee hebben we geanticipeerd op alle mogelijke variaties, rekening houdend met migratie, integratie en infrastructuur,’ aldus Janse. ‘Dit deden we vanuit een integrale visie op het functioneren van de software binnen de context van onze business en organisatie.’

ManpowerGroup en MysolutionManpowerGroup

Mark Boere, als Projectmanager namens Mysolution verantwoordelijk voor de oplevering van de software, onderstreept eveneens het belang van de teststrategie van Manpower. ‘Het projectteam van Greenfield weet vanuit de business wat de essentiële processen zijn waarop onze oplossing moest worden getest. Hun eigen bijdrage in de testscripts en testscenario’s was een cruciale succesfactor in de testfase,’ aldus Boere.  

Teamprestatie in coronatijd

Janse en Boere zien de succesvolle livegang als resultaat van een enorme teamprestatie in coronatijd. ‘Vanaf half november hebben de projectteams van Mysolution, TCS, Greenfield en Manpower met man en macht doorgewerkt, tot in de nachten en weekenden toe. En dat grotendeels op afstand, midden in een organisatieverandering bij Manpower,’ aldus Janse. Volgens Boere was het project één grote legpuzzel. ‘Het was een grote uitdaging om alle stukjes onder tijdsdruk goed te leggen.

De constructieve samenwerking maakte de lange werkweken echter meer dan goed. We zaten boven op de bal en wisten waarvoor we het deden,’ zo vat Boere het teamgevoel samen. Op naar de volgende implementatie. Later dit jaar zijn namelijk de IT-dienstverleners van ManpowerGroup aan de beurt: Peak IT, iSense en Ciber. Ook die collega’s gaan dan met de software van Mysolution aan de slag.

Plan een demo