Aanpakken van tijdverspillers in werving leidt tot besparing van 4 FTE

In de wereld van uitzenden en detacheren is tijd een kostbaar goed. Het wervingsproces zit soms vol met tijdverspillers die de zoektocht naar geschikte kandidaten vertragen. Een kleine optimalisatie in de koppeling tussen de front- en backoffice voelt misschien als een druppel op de gloeiende plaat. Door slechts een handvol van deze inefficiënties aan te pakken, kan je team jaarlijks weken aan waardevolle tijd terugwinnen. Dit vertaalt zich niet alleen in meer plaatsingen maar creëert ook de ruimte voor teamontwikkeling en persoonlijke groei.

In dit artikel duiken we dieper in zes strategieën om deze tijdverspillers te elimineren, waardoor je niet alleen 4 FTE bespaart, maar ook een sterker en efficiënter team opbouwt. Tel uit je winst!

Automatiseer saaie, repeterende processen en maak het voor iedereen leuker

Het implementeren van automatisering in verschillende fasen van het wervingsproces kan aanzienlijke tijdbesparingen opleveren.

Stel je voor dat je al deze taken kunt automatiseren:
▪ Kandidaat ontvangt een bevestiging op zijn of haar sollicitatie.
▪ Recruiter scant het cv en de motivatiebrief.
▪ Recruiter belt deze kandidaat voor een afspraak.
▪ Kandidaat neemt niet meteen op en belt later terug.
▪ Recruiter zit in gesprek en belt kandidaat opnieuw.
▪ Na twee belletjes en twee e-mails staat een kennismaking gepland.

Al deze stappen automatiseren, is met name interessant voor alle praktijkgerichte functies vacatures met andere eisen. De extra stap die een kandidaat moet nemen om zelf een afspraak in te plannen, scheelt de recruiter veel tijd en minimaliseert het aantal no-shows. Alleen gemotiveerde kandidaten doen deze extra stap. Het eindeloos heen en weer bellen, is hiermee verleden tijd en je kunt direct een eerste selectie maken. Op jaarbasis scheelt dit 1 FTE voor uitzenders met minimaal 400 doorlopende plaatsingen.

Op jaarbasis scheelt dit 1 FTE voor uitzenders met minimaal
400 doorlopende plaatsingen.

Voorzie topkandidaten van een score en plaats 2 keer sneller kandidaten

Met een tracking functionaliteit op je website kun je kandidaten volgen op basis van first-party data. Zo kun je bijhouden hoe vaak iemand op je website komt, in hoeverre ze interacteren met vacatures en hoe lang ze vacatures lezen. Op basis hiervan krijgen ze een score. Hoe hoger de score, hoe groter de kans dat ze enthousiast gemaakt kunnen worden voor een vacature.

Deze data kun je koppelen aan bestaande kandidaten die goed ontvangen werden door collega's en opdrachtgevers of vaker zijn geplaatst en hier goede beoordelingen kregen. Al deze scores bij elkaar zorgen voor een classificering waarop jij sneller keuzes kunt maken en ook sneller een kandidaat plaatst, ook kandidaten die bij andere vacatures afvielen, maar hier ook goed passen. De kans op contact wordt hierdoor met 35% vergroot. Hiermee haal je meer uit je bestaande database, en heb je een groot voordeel ten opzichte van je concurrenten.

Doe alles in één systeem, halveer je runningkosten en automatiseer 90% van je werkproces

Stel je voor, je houdt je contact met kandidaten in één systeem, beheert contracten in een tweede systeem, laat uren schrijven in een derde systeem en gebruikt systeem nummer 4 voor declaraties en verloningen. De kans dat er ergens iets fout wordt overgenomen of dat een systeem de data niet goed koppelt, is groot. Fouten en tijdverspilling liggen op de loer als je met verschillende systemen werkt. Waar het precies fout gaat, is niet duidelijk. Alleen dit probleem oplossen kost al zeeën van tijd. Deze moeilijkheden verdwijnen bij de inzet van één staffing oplossing.

Je bespaart op:
▪ Runningkosten,
▪ Integratiekosten,
▪ Meerdere licenties,
▪ Kosten van extra medewerkers.

Wil je dat je ATS (Applicant Tracking System) en backoffice vlekkeloos met elkaar communiceert? Kies dan voor één end-to-end oplossing die cruciale processen samenbrengt. Je voorkomt zo het aanmaken van een plaatsing in een tweede systeem, wat ontzettend veel tijd bespaart. Een extra plaatsing aanmaken kost al snel 30 minuten en wordt vaak ook ondersteund door een collega van administratie/backoffice. Door dit in een systeem plaats te laten vinden stroomlijn je het proces. In de tijd die je als recruiter/consultant bespaart, kan je je richten op commerciële taken en is een eventueel ondersteunende collega (bijna) niet meer nodig.

Maak slimmere keuzes op basis van je eigen data

Koppel al je data, zowel je websitedata, als de data uit het ATS en de backoffice. Op deze manier kun je veel processen meetbaar maken. Het gebruik van gegevens om beslissingen te nemen kan helpen bij het optimaliseren van het wervingsproces. Analyseer gegevens zoals de effectiviteit van wervingscampagnes, de time-to-hire en de prestaties van recruiters.

Beantwoord vragen als:

▪ Welke vacatures hebben de hoogste slagingskans en welke sourcing mix kun je het beste inzetten om de doelgroep te bereiken?
▪ Wat is de omzet-, uren- en marge-forecast voor de komende zes maanden op basis van historische data?
▪ Hoeveel moet ik investeren, in welke kanalen en bij welke doelgroepen om de juiste kwalitatieve kandidaten te bereiken?
▪ Wat is de status van je winst-, verlies-, proef- en saldibalans en de ouderdomsanalyse van mijn openstaande posten?

Met deze inzichten kun je datagedreven keuzes maken, strategieën verbeteren en tijdwinst realiseren. Met gericht adverteren bespaar je daarnaast een hoop advertentiekosten.