Succesverhaal Adecco

Het oude systeem werkte ons tegen

Het oude systeem van Adecco werd ooit intern ontwikkeld, aldus Femke Hellemons, Country Head Adecco Nederland, die 25 jaar geleden haar carrière bij de uitzendorganisatie begon. ‘Destijds maakten we de eerste stap van kaartenbak naar automatisering. Dat was toen top of the notch en jarenlang de basis.’

‘Het systeem voldeed niet meer aan de eisen die anno 2025 aan het uitzendvak worden gesteld. Het vak verandert niet, maar de manier waarop je het uitvoert wél.’

Femke Hellemons, Country Head Adecco Nederland

Maar de technologie groeide uit tot een lappendeken: twee verschillende frontofficesystemen, acht midofficesystemen en tientallen interfaces. ‘Het oude systeem werkte ons op den duur tegen en hinderde juist de employee journey. Een systeem moet gewoon doen wat het moet doen. Zodra het daaronder zakt, ontstaat frustratie. Het systeem voldeed niet meer aan de eisen die anno 2025 aan het uitzendvak worden gesteld. Het vak verandert niet, maar de manier waarop je het uitvoert wél. Automatisering moet dat faciliteren.’

Automatisering is noodzaak

‘De uitzendwereld is in rap tempo gedigitaliseerd. Waar kandidaten vroeger vanzelf binnenliepen, verloopt vrijwel alle interactie nu online, bijvoorbeeld via videobellen, WhatsApp en portals.’

‘Alles waarbij de mens geen toegevoegde waarde
creëert, moet je digitaliseren, zodat we onze impact op kandidaat en klant maximaal kunnen vergroten.’

Femke Hellemons, Country Head Adecco Nederland

En dan is er nog de steeds krapper wordende arbeidsmarkt, de toename van wet- en regelgeving, en de noodzaak tot compliance. ‘Automatisering is niet optioneel. Het moet zo min mogelijk afhankelijk zijn van mensen, juist om fouten te voorkomen. En tegelijk moet je productief blijven in een competitieve markt. Alles waarbij de mens geen toegevoegde waarde creëert, moet je digitaliseren, zodat we onze impact op kandidaat en klant maximaal kunnen vergroten.’

IT moet een enabler zijn

Om compliant te kunnen blijven en processen te stroomlijnen, besloot Adecco één front- en midofficesysteem in te voeren. Geert Halsberghe, Regional Head IT & Digital bij The Adecco Group, was nauw betrokken bij de keuze voor Mysolution.

‘De kracht van Mysolution zit in de standaardisatie. De frontoffice draait op Salesforce, terwijl de midoffice-oplossing is gebaseerd op Microsoft-technologie. Samen vormen ze één geïntegreerd systeem. Je kunt het zien als twee dozen die perfect op elkaar aansluiten. Mysolution zorgt voor de koppeling daartussen.’

Klinkt eenvoudig, maar was het niet. ‘We hebben iedereen betrokken - van sales tot midoffice. Iedereen, behalve de schoonmaakploeg’, lacht Halsberghe. ‘De implementatie duurde slechts tien maanden. Nog nooit meegemaakt. De sleutel was focus. Iedereen stond vanaf dag één achter dit project.’

Single source of truth

Eén van de grootste uitdagingen: datamigratie. ‘Je kunt data niet zomaar overzetten. Als je rommel invoert, komt er ook rommel uit. Maar het is gelukt.’

‘Het resultaat: één betrouwbare bron van informatie. Mysolution is een end-to-end systeem. De frontoffice kan het proces volgen tot aan de verloning.’

Geert Halsberghe, Regional Head IT & Digital Adecco

Het resultaat: één betrouwbare bron van informatie. ‘Mysolution is een end-to-end systeem. De frontoffice kan het proces volgen tot aan de verloning. Het systeem is gebaseerd op Salesforce en Microsoft, én afgestemd op de Nederlandse praktijk: van cao’s tot loonverwerking. Het sluit aan op onze internationale strategie én voldoet aan nationale wetgeving.’

Go-live zonder haperingen

‘De eerste payroll via Mysolution verliep technisch vrijwel vlekkeloos. We hadden natuurlijk scenario’s achter de hand, maar die zijn nauwelijks nodig geweest,’ zegt Halsberghe. ‘Na de eerste batch volgde snel de tweede en derde. Flexkrachten hebben amper iets gemerkt van de overgang.’

Het supportteam van Mysolution bleef tot middernacht aanwezig. Pas toen alles soepel draaide, gingen ze naar huis.

‘De eerste payroll via Mysolution verliep technisch vrijwel vlekkeloos. Flexkrachten hebben amper iets gemerkt van de overgang.’

Femke Hellemons, Country Head Adecco Nederland

Korte lijnen, grote stappen

Hellemons leidde het project als eindverantwoordelijke. ‘We hebben elk proces geanalyseerd: wat doen we, wat kan beter?’

Vanaf het begin werkte Mysolution op alle niveaus intensief mee: stuurgroep, projectmanagement, operatie. ‘Je moet kunnen schakelen, knopen doorhakken, voortgang bewaken. Dat lukt alleen met korte lijnen.’

Ook Halsberghe is lovend: ‘Mysolution heeft veel van ons geleerd, en wij van hen. Zo’n grote front-, eoffice-implementatie, inclusief portals, is voor geen van beide partijen alledaags. Het project heeft de hele organisatie dichter bij elkaar gebracht.’

‘Vanaf het begin werkte Mysolution op alle niveaus intensief mee: stuurgroep, projectmanagement, operatie. Je moet kunnen schakelen, knopen doorhakken, voortgang bewaken. Dat lukt alleen met korte lijnen.’

Femke Hellemons, Country Head Adecco Nederland

Weinig weerstand dankzij heldere communicatie

Verandering roept vaak weerstand op, maar bij Adecco bleef die beperkt. ‘Omdat het oude systeem zoveel pijn opleverde, stond iedereen open voor vernieuwing.’

Zeswekelijkse updates zorgden voor betrokkenheid: ‘Iedereen, van intercedent tot verzuimmanager, wist wat eraan kwam en wat het betekende voor hun werk. Op alle locaties werden trainingen en demo’s georganiseerd om medewerkers goed voor te bereiden.’

Sneller inwerken, meer betrokkenheid

Hellemons merkt dat vooral jongere collega’s het systeem snel oppikken. ‘Het werkt intuïtief. In het oude systeem moest je codes onthouden, dat hoeft nu niet meer. Een betere employee journey leidt tot minder verloop. We willen dat mensen zich welkom voelen, het werk leuk vinden en bij Adecco blijven.’

Klaar voor de volgende stap

Volgens Halsberghe vormt Mysolution de basis voor verdere digitalisering. ‘Omdat ook onze oplossingen op Salesforce draaien, sluit het naadloos aan. We willen de tijd tussen vacature en plaatsing verkorten, kandidaten sneller een reactie geven en loopbaanontwikkeling ondersteunen.

‘En ook de candidate journey is verbeterd. Flexkrachten regelen nu zelfstandig hun zaken, van verlof tot loonstrook. Alle informatie zit in één overzichtelijk systeem. Daardoor hoeven medewerkers geen vragen te herhalen, en verloopt de communicatie veel soepeler,’ besluit Hellemons.