Uitgebreide opschoning van e-mails, afspraken en berichten bij anonimiseren en GDPR clean-up

Introductie

Binnen Mysolution worden kandidaten steeds vaker indirect gekoppeld aan e-mails, afspraken en berichten, bijvoorbeeld via CC-velden, externe genodigden of WhatsApp-conversaties. Bij het anonimiseren van kandidaten en bij GDPR clean-up werden deze indirecte koppelingen nog niet volledig verwijderd.
Vanaf nu worden ook deze gerelateerde gegevens correct opgeschoond, zodat de verwerking van persoonsgegevens volledig voldoet aan de geldende privacywetgeving.

Voor wie is deze feature interessant?

Deze feature is relevant voor:

Applicatiebeheerders die verantwoordelijk zijn voor privacy- en GDPR-instellingen
Organisaties die intensief gebruikmaken van e-mail, afspraken, SMS en WhatsApp binnen MSR en Combi
Gebruikers die werken met het anonimiseren van kandidaten of periodieke GDPR clean-up processen

De voordelen op een rij

Volledige verwijdering van indirect gekoppelde e-mails en afspraken bij anonimiseren
Correcte opschoning van CC-, BCC- en externe genodigden
Berichten uit CM en Mysolution WhatsApp worden consequent verwijderd
Betere naleving van GDPR- en privacyrichtlijnen
Minder risico op achterblijvende persoonsgegevens in activiteitenhistorie

Uitleg feature

Anonimiseren van kandidaten

Wanneer een kandidaat wordt geanonimiseerd, worden vanaf nu alle relevante activiteiten opgeschoond:

E-mails en taken
- E-mails en bijbehorende taken die direct aan de kandidaat gekoppeld zijn, worden volledig verwijderd
- Is de kandidaat alleen gekoppeld via CC, BCC of tagging, dan wordt uitsluitend die relatie verwijderd
Afspraken
- Afspraken die direct aan de kandidaat gekoppeld zijn, worden verwijderd
- Is de kandidaat alleen als externe genodigde gekoppeld, dan wordt alleen die relatie verwijderd
Berichten
- Alle CM-berichten gekoppeld aan de kandidaat worden verwijderd
- Alle Mysolution WhatsApp-conversaties gekoppeld aan de kandidaat worden verwijderd, inclusief bijbehorende berichten

GDPR Clean-up

Bij GDPR clean-up wordt dezelfde logica toegepast, afhankelijk van de ingestelde GDPR Data Groups:

Opschoning van e-mails, taken en afspraken volgens de gekozen instellingen
Verwijdering van berichten en conversaties voor kandidaten die binnen de bewaartermijn vallen
Ondersteuning voor clean-up op basis van kandidaat-, medewerker- en freelancerstatus

Hierdoor worden persoonsgegevens consistent en volgens beleid verwijderd, ook wanneer deze indirect aan een kandidaat zijn gekoppeld.

Set-up / Implementatietijd

Voor deze feature is geen extra configuratie nodig.
De bestaande processen voor anonimiseren en GDPR clean-up maken automatisch gebruik van deze verbeterde opschoningslogica.

Andere features in deze release