Mehr Kontrolle über Datenschutzerinnerungen

Einführung

Bisher konnte der automatische Batch für Datenschutzerinnerungen durch unvorhergesehene Datenbankänderungen unbeabsichtigt große Mengen an E-Mails versenden. Da dieser Prozess direkte Auswirkungen auf die Kommunikation mit Kandidaten hat, bestand der Bedarf nach einem zusätzlichen Kontrollmechanismus. Mit dieser neuen Funktionalität können Organisationen einen Genehmigungsschritt hinzufügen, bevor Datenschutz-E-Mails tatsächlich versendet werden.

Für wen ist dieses Feature interessant?

• Funktionale Administratoren
• Datenschutzbeauftragte / Compliance-Mitarbeiter
• Recruiter

Die Vorteile auf einen Blick

• Vermeidung des unbeabsichtigten Massenversands von E-Mails durch Datenbankfehler.
• Vollständige Kontrolle darüber, welche Kandidaten eine Datenschutzerinnerung erhalten.
• Klare Übersicht über den Status von DSGVO-Anfragen pro Kandidat.

Feature-Erklärung

Wir haben eine Sicherheitsfunktion für das Versenden von Datenschutzerinnerungen eingeführt. Durch Aktivierung einer neuen Einstellung werden E-Mails nicht mehr direkt vom automatischen Batch versendet. Stattdessen erhalten Kandidaten, die für eine Erinnerung in Frage kommen, zunächst den Status „Ausstehend". Ein autorisierter Benutzer kann diese Liste anschließend prüfen und in einem Schritt genehmigen oder ablehnen.

Wenn der Genehmigungsschritt aktiviert ist, werden die E-Mails erst versendet, nachdem sie explizit genehmigt wurden und der Batch erneut ausgeführt wird. Dabei wird immer der aktuellste Status des Kandidaten geprüft; wenn ein Kandidat in der Zwischenzeit bereits selbst über das Portal zugestimmt hat, wird die Erinnerung automatisch storniert. So erhalten Kandidaten niemals unnötige oder doppelte Anfragen.

Darüber hinaus wurden neue Felder zur Kontaktkarte hinzugefügt, um den Prozess transparent zu gestalten. Benutzer können nun direkt sehen, welche Art von Einwilligung angefragt wurde (erste oder wiederholte Einwilligung), wie der aktuelle Status ist und von wem und wann eine Anfrage bearbeitet wurde. Auch beim manuellen Versenden einer Erinnerung über die Kontaktkarte werden diese Genehmigungseinstellungen nun berücksichtigt.

Set-up / Implementierungszeit

Die Funktionalität kann über die Datenschutzeinstellungen in den Custom Settings durch Aktivieren der Option „Versenden von Datenschutzerinnerungen genehmigen" aktiviert werden. Darüber hinaus muss eine öffentliche Gruppe für die Benutzer konfiguriert werden, die die Genehmigungen durchführen dürfen.

Setup: Manuelle Konfiguration der Workflow-Aktion

Um die neue DSGVO-Genehmigungsfunktionalität in Workflows zu aktivieren, muss der Auswahlliste des Felds Action am Objekt Workflow Action Setup ein neuer Wert hinzugefügt werden.

• Objekt: Workflow Action Setup (msf__Workflow_Action_Setup__c)
• Feld: Action (msf__Action__c)

Fügen Sie der Auswahlliste folgenden Wert hinzu:

Weitere Features in diesem Release

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