Meer controle over privacyherinneringen

Introductie

Voorheen kon de automatische batch voor privacyherinneringen onbedoeld grote hoeveelheden e-mails versturen door onvoorziene wijzigingen in de database. Omdat dit proces direct invloed heeft op de communicatie met kandidaten, was er behoefte aan een extra controlemechanisme. Met deze nieuwe functionaliteit kunnen organisaties een goedkeuringsstap toevoegen voordat privacy-e-mails daadwerkelijk worden verzonden.

Voor wie is deze feature interessant?

Functioneel beheerders
Privacy Officers / Compliance medewerkers
Recruiters

De voordelen op een rij

Voorkom het onbedoeld massaal verzenden van e-mails door databasefouten.
Volledige controle over welke kandidaten een privacyherinnering ontvangen.
Duidelijk inzicht in de status van AVG-verzoeken per kandidaat.

Uitleg feature

We hebben een failsafe geïntroduceerd voor het verzenden van privacyherinneringen. Door een nieuwe instelling te activeren, worden e-mails niet langer direct verzonden door de automatische batch. In plaats daarvan krijgen kandidaten die in aanmerking komen voor een herinnering eerst de status 'In behandeling'. Een geautoriseerde gebruiker kan deze lijst vervolgens controleren en in één keer goedkeuren of afkeuren.

Wanneer de goedkeuringsstap is geactiveerd, worden de e-mails pas verzonden nadat ze expliciet zijn goedgekeurd en de batch opnieuw draait. Hierbij wordt altijd de meest actuele status van de kandidaat gecontroleerd; als een kandidaat in de tussentijd zelf al toestemming heeft gegeven via de portal, wordt de herinnering automatisch geannuleerd. Dit zorgt ervoor dat kandidaten nooit onnodige of dubbele verzoeken ontvangen.

Daarnaast zijn er nieuwe velden toegevoegd op de contactkaart om het proces transparant te maken. Gebruikers kunnen nu direct zien welk type toestemming is gevraagd (eerste of herhaalde toestemming), wat de huidige status is en door wie en wanneer een verzoek is verwerkt. Ook bij het handmatig versturen van een herinnering via de contactkaart wordt nu rekening gehouden met deze goedkeuringsinstellingen.

Set-up / Implementatietijd

De functionaliteit kan worden geactiveerd via de Privacy Settings in de Custom Settings door de optie 'Verzenden van privacyherinneringen goedkeuren' aan te vinken. Daarnaast moet er een publieke groep worden geconfigureerd voor de gebruikers die de goedkeuringen mogen uitvoeren.

Setup: Handmatige configuratie Workflow Action

Voor het activeren van de nieuwe GDPR-goedkeuringsfunctionaliteit binnen de workflows, moet er een nieuwe waarde worden toegevoegd aan de picklist van het veld Action op het object Workflow Action Setup.

Object: Workflow Action Setup (msf__Workflow_Action_Setup__c)
Veld: Action (msf__Action__c)

Voeg de volgende waarde toe aan de picklist:

API Name (Value)	Label (NL)	Label (EN)
GDPR_REMINDER_APPROVAL	GDPR herinnering goedkeuring	GDPR Reminder Approval

Andere features in deze release

🔗 Hier vind je alle features uit deze release