Plus de contrôle sur les rappels de confidentialité

Introduction

Auparavant, le traitement automatique des rappels de confidentialité pouvait envoyer involontairement de grandes quantités d'e-mails en raison de modifications imprévues dans la base de données. Ce processus ayant un impact direct sur la communication avec les candidats, il était nécessaire de disposer d'un mécanisme de contrôle supplémentaire. Avec cette nouvelle fonctionnalité, les organisations peuvent ajouter une étape d'approbation avant que les e-mails de confidentialité ne soient effectivement envoyés.

Pour qui cette fonctionnalité est-elle intéressante ?

• Administrateurs fonctionnels
• Délégués à la protection des données / Collaborateurs Conformité
• Recruteurs

Les avantages en un coup d'œil

• Évitez l'envoi en masse involontaire d'e-mails dû à des erreurs de base de données.
• Contrôle total sur les candidats qui reçoivent un rappel de confidentialité.
• Visibilité claire sur le statut des demandes RGPD par candidat.

Explication de la fonctionnalité

Nous avons introduit un mécanisme de sécurité pour l'envoi des rappels de confidentialité. En activant un nouveau paramètre, les e-mails ne sont plus envoyés directement par le traitement automatique. À la place, les candidats éligibles à un rappel reçoivent d'abord le statut « En attente ». Un utilisateur autorisé peut ensuite examiner cette liste et l'approuver ou la rejeter en une seule opération.

Lorsque l'étape d'approbation est activée, les e-mails ne sont envoyés qu'après avoir été explicitement approuvés et que le traitement soit relancé. Le statut le plus récent du candidat est toujours vérifié à ce moment-là ; si un candidat a entretemps donné son consentement via le portail, le rappel est automatiquement annulé. Cela garantit que les candidats ne reçoivent jamais de demandes inutiles ou en double.

De plus, de nouveaux champs ont été ajoutés à la fiche de contact pour rendre le processus transparent. Les utilisateurs peuvent désormais voir directement quel type de consentement a été demandé (consentement initial ou répété), quel est le statut actuel et par qui et quand une demande a été traitée. Les paramètres d'approbation sont également désormais pris en compte lors de l'envoi manuel d'un rappel via la fiche de contact.

Set-up / Temps de mise en œuvre

La fonctionnalité peut être activée via les paramètres de confidentialité dans les Custom Settings en cochant l'option « Approuver l'envoi des rappels de confidentialité ». De plus, un groupe public doit être configuré pour les utilisateurs autorisés à effectuer les approbations.

Setup : Configuration manuelle de l'action de workflow

Pour activer la nouvelle fonctionnalité d'approbation RGPD dans les workflows, une nouvelle valeur doit être ajoutée à la liste de sélection du champ Action sur l'objet Workflow Action Setup.

• Objet : Workflow Action Setup (msf__Workflow_Action_Setup__c)
• Champ : Action (msf__Action__c)

Ajoutez la valeur suivante à la liste de sélection :

Autres fonctionnalités de cette release

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