Ihre gesamte Kandidatenkommunikation an einem Ort WhatsApp-Kommunikation mit Telefonnummern pro Team

Bisher unterstützte die WhatsApp-Integration in Mysolution zwei Konfigurationen:

• eine zentrale WhatsApp-Nummer für die gesamte Organisation

• individuelle WhatsApp-Nummern pro Benutzer

Für größere Organisationen mit mehreren Standorten oder Teams bot dies nicht immer ausreichend Flexibilität. Mit dieser neuen Funktion kann WhatsApp nun auch pro Team eingerichtet werden, sodass verschiedene Standorte oder Abteilungen ihre eigene Nummer verwenden können, während die Kommunikation weiterhin zentral über das Message Center verwaltet wird.

Für wen ist dieses Feature interessant?

Dieses Feature ist relevant für:

• Organisationen mit mehreren Standorten oder Niederlassungen

• Teams, die eigene WhatsApp-Kommunikationskanäle nutzen

• Agenturen, die Kommunikation nach Abteilung oder Standort trennen möchten

Feature-Erklärung

WhatsApp-Konfiguration pro Team

In den WhatsApp-Einstellungen wurde eine neue Kommunikationsmethode hinzugefügt: Team.

Wenn diese Methode aktiv ist, wird die WhatsApp-Nummer im Team-Datensatz gespeichert. Ein Team umfasst:

• ein WhatsApp Business Account

• eine Phone Number ID

Ein Benutzer wird über die Einstellung WhatsApp Team einem Team zugeordnet. Diese ist unabhängig von der bestehenden Benutzer-Team-Zuweisung. Diese Zuordnung bestimmt, von welcher Nummer Nachrichten gesendet werden und welche Konversationen im Posteingang sichtbar sind.

Message Center

Inbox

Der Posteingang zeigt alle neuen und nicht zugewiesenen Konversationen für die WhatsApp-Nummer des Teams. Alle Benutzer, die diesem Team zugeordnet sind, können diese Konversationen sehen.

Verfügbare Aktionen:

• Einem anderen Benutzer desselben Teams zuweisen

• Mir selbst zuweisen

• Konversation schließen

My Inbox

Wenn eine Konversation einem Benutzer zugewiesen wird, erscheint sie in dessen My Inbox. Optional kann ein Flow verwendet werden, um Konversationen automatisch zuzuweisen, beispielsweise basierend auf dem zugeordneten Recruiter.

In My Inbox können Benutzer zusätzlich zu den oben genannten Optionen eine Konversation schließen oder für sich selbst als ungelesen markieren. Wird eine Konversation geschlossen, wird sie automatisch wieder geöffnet, sobald der Kandidat erneut antwortet.

Benutzer können eine Konversation auch wieder freigeben, sodass sie im Tab Inbox erneut verfügbar ist und von anderen Benutzern weiterbearbeitet werden kann.

Message Center auf der Kontaktseite

• Auf der Kontaktseite werden Konversationen nun nach Team statt nach Benutzer angezeigt.

• In der Auswahl wird der Teamname angezeigt, der zur WhatsApp-Nummer gehört.

• Benutzer können nur Nachrichten aus Teams senden, denen sie selbst angehören.

• Konversationen anderer Teams können eingesehen, aber nicht fortgesetzt werden.

WhatsApp über Flows senden

Die bestehenden Flow-Aktionen Send WhatsApp Template und Send WhatsApp Message unterstützen nun auch den Versand über eine Teamnummer. Ein neuer optionaler Parameter Team wurde hinzugefügt.

Verhalten:

• Wenn der Parameter Team gefüllt ist → wird die Nummer dieses Teams verwendet

• Wenn dieser leer ist → wird das Team des Benutzers verwendet

• Wenn WhatsApp auf Team eingestellt ist, der Benutzer jedoch kein Team hat → wird der Flow mit einer Meldung gestoppt

WhatsApp Team selector

Für Benutzer steht eine neue Komponente WhatsApp Team selector auf der Benutzerseite zur Verfügung.

Durch Klicken auf Connect kann ein Benutzer ein Team mit einer konfigurierten WhatsApp-Nummer auswählen. Der Benutzer kann nur einem Team zugeordnet werden. Dies erfolgt unabhängig von der bestehenden Benutzer-Team-Struktur.

WhatsApp in MSR

Mit unserer WhatsApp-Integration arbeiten Sie von einem zentralen Ort aus – keine separaten Apps oder fragmentierten Informationen mehr. Alle Nachrichten, Dokumente und Termine werden automatisch dem Kandidaten zugeordnet, vollständig durchsuchbar und für Kollegen zugänglich.

Versenden Sie automatisierte Bestätigungen, Fragebögen und Termineinladungen direkt aus Mysolution. Ob Sie mit individuellen Nummern pro Recruiter oder einer zentralen Nummer für mehrere Teams arbeiten: alles bleibt übersichtlich, effizient und DSGVO-konform.

So holen Sie mehr aus jeder Konversation heraus – und behalten jederzeit die Kontrolle.

Weitere Features in die 2026-02 Release

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