Uitzenden, kan het nóg efficiënter?

Wat is het belangrijkste doel voor jouw organisatie in de aankomende 3 jaar? Deze vraag werd recent in een enquête onder uitzendbedrijven gesteld. Op deze vraag gaf 80% van de respondenten het volgende antwoord: efficiency.

Dit antwoord werd verkozen boven thema’s als groei, specialisatie en verbreding. Efficiency wil zeggen met lagere interne kosten hetzelfde resultaat behalen of met dezelfde interne kosten een beter resultaat behalen.

Stand van zaken

Als het gaat om efficiency in de uitzendbranche, waar staan we dan, welke stappen kunnen we nog zetten en wat kunnen automatiseerders hierin betekenen? Kijkend naar onze eigen klantenkring durf ik te stellen dat hun primaire processen vaak al efficiënt zijn georganiseerd en geautomatiseerd. Denk aan recruitment, aanvragenbeheer, urenverwerking, facturatie en verloning. Concreet voorbeeld van een efficiencyverbetering zijn geautomatiseerde signaleringen. Denk daarbij aan het informeren van uitzendkrachten wanneer bepaalde certificaten verlopen. Deze certificaten kunnen vervolgens weer via een webportal worden geüpload door de uitzendkracht zelf.

Stof tot nadenken

Maar is de grens van efficiency bereikt? Graag deel ik vier ideeën, welke van pas kunnen komen wanneer je de efficiency binnen jouw bedrijf naar een hoger niveau wilt tillen.

Organiseer efficiency

Vaak is een automatiseringstraject hét moment om over efficiency na te denken. Groot nadeel; het eenmalige karakter. Het is beter om regelmatig de processen te doordenken met medewerkers vanuit verschillende afdelingen binnen de organisatie. Betrek hierbij ook externe specialisten, zij zien vaak nog beter waar optimalisatie mogelijk is en weten ook hoe. Dit zal ervoor zorgen dat de efficiency slagen die u maakt doordachter en effectiever zijn.

Standaardiseer

Bestaan de bedrijfsprocessen hoofdzakelijk uit uitzonderingen? Dit leidt tot lange inwerkprocessen, afhankelijkheid van mensen en tijdverlies door controlewerkzaamheden. Daarnaast zijn administratieve kosten naar aanleiding van uitzonderingen doorgaans onderschatte en slecht meetbare kosten. Ik wil jou aanmoedigen om na te denken over de vraag welke uitzonderingen in uw bedrijfsproces daadwerkelijk waarde toevoegen aan uw bedrijf. Vanwege marktpositie of uniciteit van uw product of dienstverlening. Als je dit scherp hebt, kan je standaardiseren wat waarde toevoegt en schrappen wat dat niet doet.

Zet in op de juiste technologie

  • Is jouw systeem in staat digitale facturatie naar alle klanten te faciliteren?
  • Is jouw systeem in staat documenten digitaal te laten accorderen door uw klanten en uitzendkrachten?
  • Is jouw systeem in staat het web in te zetten om uw klanten en uitzendkrachten zelf handelingen te laten uitvoeren?

Inzet van nieuwe technologie is cruciaal om uw organisatie efficiënter te laten werken. Denk bij de softwarekeuzes na over dit soort vragen. Handelingen die je niet zelf hoeft uit te voeren maar het systeem of andere personen binnen jouw organisatie, zijn het kenmerk van procesoptimalisatie.

Werk aan business intelligence

  • Beschik je over cijfermatig inzicht in de prestaties van de essentiële onderdelen binnen de organisatie?
  • Bent u in staat om externe informatie, bijvoorbeeld uit Google analytics, te koppelen aan uw interne rapportages? 

Doordachte Business Intelligence kan helpen om jouw bedrijf slimmer te organiseren en sneller in te spelen op wijzigende omstandigheden.

Door Arno de Haan
Partner Mysolution

Arno de Haan, Efficiency-1