Uitzendsoftware is de motor van je bedrijfsprocessen. Van recruitment en CRM tot verloning en facturatie, uitzendsoftware kan zorgen voor een efficiënt werkproces. Alleen met de voor jou juiste oplossing behaal je maximale efficiëntie en gebruiksgemak in het proces. Genoeg reden om eens stil te staan bij welke 6 stappen je moet nemen voor het maken van een goede keuze.
Stap 1. Wat is je ambitie?
Voor je uitzendsoftware kiest, denk na over je ambities en bijbehorende strategie. Waar wil je over vijf jaar staan? Houdt het systeem en de leverancier voldoende rekening met groei en met de markt waar je je op richt? Welke functionaliteit is nodig om jouw strategie te realiseren? Zodat niet na 2 jaar blijkt dat je systeem eigenlijk al niet meer voldoet.
Stap 2. Betrek je gebruikers
Het succes van je systeem hangt af van het uiteindelijke gebruik. Door eindgebruikers te betrekken bij het vaststellen van de requirements en door hen tijdens de implementatie al te laten testen, zorg je dat het systeem echt aansluit bij jouw processen. Je creëert bovendien een groep enthousiaste ambassadeurs.
Stap 3. Je proces(sen) helder
Voordat je in allerlei demo’s duikt en systemen met elkaar gaat vergelijken, is het zaak eerst je processen goed in kaart te brengen. Hoe wil je graag werken? En welke werkzaamheden wil je optimaliseren, versnellen, efficiënter organiseren? Pas dan kun je kijken welke software hierbij aansluit.
Stap 4. Data vastleggen
Denk vooraf goed na welke informatie over je kandidaten en klanten voor jou echt relevant is. Wat wil je vastleggen? Denk hierbij ook aan de toekomst. Welke rapportages heb je nodig, nu of binnenkort? Hoe worden deze data bewaard? Controleer ook of het systeem voldoet aan alle wet- en regelgeving, denk aan GDPR.
Stap 5. Integratie
Maak je naast je uitzendsoftware ook gebruik van job marketing software of andere systemen, check dan goed of en hoe de databases aan elkaar gekoppeld kunnen worden, zodat je met één set gegevens werkt en data maar één keer hoeft in te voeren. Goede integratie is essentieel voor betrouwbare data. Daarmee heb je op elk moment actueel inzicht in alle informatie over lopende campagnes, vacatures, kandidaten en klanten.
Stap 6. Maak goede afspraken
Zorg dat je met elkaar afspreekt hoe je het systeem straks wilt gebruiken. Naast acceptatie en vertrouwen hangt het succes van je uitzendsoftware uiteraard ook af van het gebruik ervan. Er is altijd een bepaald niveau van discipline nodig. Is het bijvoorbeeld belangrijk dat je taken van elkaar kunt overnemen? Wie is verantwoordelijk voor het beheer? Bij wie kunnen collega’s terecht met vragen? Want pas dan zal de software echt voor je gaan werken en profiteer je er optimaal van.
Implementatie
Na het kiezen van het meest geschikte softwarepakket is het zeker geen tijd achterover te leunen. Een geslaagde implementatie vraagt inspanning van zowel de leverancier als het uitzendbureau. USG People Nederland heeft samen met Mysolution binnen tijd en budget een zeer geslaagde implementatie van de uitzendsoftware neergezet. In onderstaand whitepaper vertellen beide partijen wat er nodig is voor een succesvolle implementatie.
