Uitzendbureaus, Flexmarkt, Trends

Eerste resultaten implementatie Mysolution bij ASA Campus veelbelovend

USG People koos in juli 2018 voor Mysolution als partner voor de implementatie van hun gestandaardiseerde en integrale oplossing, voor de complete organisatie. ASA Campus was het eerste onderdeel dat overstapte op Mysolution. Melanie van Huis, Manager bij ASA Campus, en Caspar Kosse, Director Operational Services bij USG People vertellen over hun ervaringen en learnings bij deze eerste stap op weg naar One Way of Working. 

Kantoor USG

 

Een succesvolle aftrap bij ASA Campus

USG People selecteerde Mysolution onder andere omdat het platform gebaseerd is op Microsoft-technologie. Vanuit de standaard ondersteunt Mysolution in principe alle front- en backoffice processen. Van werving & selectie tot plaatsing, contracten en de complete financiële administratie.

Nadat de keuze voor Mysolution was gemaakt startte de implementatie in 2018 bij ASA Campus. Een vrij overzichtelijke operatie en daarmee een goede proeftuin voor dit omvangrijke project. Melanie van Huis, Manager bij ASA Campus was nauw betrokken bij de implementatie. Melanie: “In drie maanden hebben we de voorbereiding gedaan. Een kort maar heel intensief traject. Veel tijd ging zitten in gesprekken over de inrichting van de processen en verzamelen van de juiste gegevens uit het oude systeem. Maar de samenwerking met Mysolution en met USG People verliep erg goed. We kregen veel support van het hoofdkantoor.”

De korte aanloop gaf wel de nodige druk. Melanie: “Je wilt goed nadenken waarom je bepaalde keuzes maakt in de processen en in de inrichting van het systeem. Ik kan de teams die de komende tijd overgaan zeker adviseren om voldoende tijd in te plannen. Bijvoorbeeld voor het overzetten van de plaatsingen en de juiste gegevens daarvoor beschikbaar te hebben. Maar ook de tijd te nemen om na te denken over de communicatie, wanneer informeer je klanten en werknemers? Training on the job is echt een must. Niet alleen een training voor de livegang, maar ook zorgen dat er iemand beschikbaar is de eerste periode dat je met Mysolution werkt, als vraagbaak.”

Nieuwe platform biedt commerciële slagkracht

Caspar: “Mysolution bood ASA Campus direct meer functionaliteit dan het oude systeem. Maar omdat het de eerste uitrol was, moesten de processen vooraf wel heel goed worden afgestemd. We maakten nu immers keuzes die ook voor de andere merken zouden gelden. Samen bepaal je de nieuwe standaard. Belangrijk is dan om niet zozeer steeds te focussen op de verschillen maar juist op wat je overal hetzelfde doet. De volgende onderdelen die overgaan zullen steeds iets groter of complexer worden. We hebben er alle vertrouwen in dat we voor eind 2019 live zijn met heel USG People.”

Caspar ziet veel voordelen aan het nieuwe platform: “Omdat de oplossing gebaseerd is op Microsoft werkt het intuïtief en is het een gebruiksvriendelijk systeem. Het werken met één database en één manier van werken geeft bovendien veel meer commerciële slagkracht. Medewerkers hebben veel minder handelingen nodig om hetzelfde te bereiken. Bepaalde handelingen kosten voorheen 30 clicks en nu nog maar 3, dat scheelt een boel tijd en de kans op fouten is een stuk kleiner. Processen zijn bovendien simpeler geworden.”

De voordelen ten opzichte van het oude systeem zijn ook voor Melanie evident: “Ons oude systeem was veel trager, we hadden veel meer handelingen nodig voor relatief simpele en veelvoorkomende activiteiten, zoals contracten en uitzendbevestigingen. Mysolution is een stuk gebruiksvriendelijker. Mysolution heeft bijvoorbeeld de hele CAO ingelezen, waardoor berekeningen in contracten, die we voorheen handmatig moesten doen, nu automatisch gemaakt worden. Dat scheelt enorm veel tijd.”

Tegelijkertijd is het zowel voor onszelf als voor onze klanten ook best wennen, want een heleboel handelingen zijn voor ons bij ASA Campus nieuw. Er zitten bijvoorbeeld extra controles en invoervelden in, die verplicht zijn in verband met de AVG. Dat is even wennen, maar tegelijkertijd zijn we natuurlijk erg blij dat dit allemaal is afgedekt.”

Learnings mee naar volgende projecten

De komende maanden gaan één voor één de andere onderdelen van USG People over op Mysolution. Bij de volgende implementaties wordt uiteraard veel gebruik gemaakt van de learnings uit het eerste project en is er voor medewerkers inmiddels ook een e-learning ontwikkeld. Caspar: “Met een project van deze omvang zijn uitdagingen onvermijdelijk. Maar we hebben er alle vertrouwen in dat Mysolution dit samen met ons tot een goed einde zal brengen.”

Lees hier meer achtergrond over de aanloop naar het partnership van USG People en Mysolution.