Recruitmentbureaus opgelet: drie tips om tijd te besparen dankzij je ATS

Een Applicant Tracking System (ATS) is onmisbaar voor je werk als recruiter. Het is immers de database waarin je alle relevante informatie over je kandidaten beheert en dé tool om zo efficiënt mogelijk je werk te doen. Maar haal jij eigenlijk wel alles uit je ATS? Mathijs van den Bedem, consultant bij Mysolution, deelt graag drie tips voor slim gebruik van je ATS zodat je nog meer tijd bespaart.

Tip 1: maak gebruik van optionele zoekfilters

Kandidaten zoeken op basis van filters is een basisfunctionaliteit in de meeste ATS-systemen. Maar wat als het resultaat tegenvalt en er onvoldoende kandidaten naar voren komen op basis van alle criteria? Je kunt bepaalde filters uitzetten, om meer resultaten te krijgen, maar een betere manier is om zoekfilters op ‘optioneel’ te zetten. Bijvoorbeeld het opleidingsniveau. Op basis van het aantal aanwezige optionele zoekcriteria krijgt iedere kandidaat een score. Wanneer wo-niveau de wens is krijgt de persoon met dit niveau een hogere score, maar worden kandidaten met hbo-niveau niet uitgesloten. De gewenste kandidaten neem je vervolgens met één druk op de knop mee naar de vacature.

Tip 2: maak gebruik van workflows

Wanneer jouw ATS niet voldoende vooraf ingestelde workflows heeft, moet je ze één keer goed inrichten. Maar wanneer je dat eenmaal hebt gedaan, kun je met workflows veel tijd besparen want je hoeft niet meer handmatig taken aan te maken of alerts aan je collega’s te sturen. Een automatische actie is ook minder foutgevoelig dan een handmatige actie. Plus, je hebt snel overzicht van je taken. Een voorbeeld van een workflow is wanneer een sollicitatie binnen komt vanaf het web, krijgt de recruiter (of het team) een workflowtaak op de hoofdpagina. Of de workflow start als er een afspraak ingepland moet worden met een sollicitant. Zodra de taak is afgerond, verdwijnt de workflowtaak van je dashboard of hoofdpagina.

Tip 3: maak optimaal gebruik van de e-mail add-in

Als jij en je collega’s op elk moment inzicht hebben in alle contactmomenten en informatie van kandidaten, bespaart je dat een heleboel zoekwerk. Je bent bijvoorbeeld altijd op de hoogte van de laatste afspraken. Dit werkt heel goed via een Outlook integratie. Verstuur je een mail vanuit jouw ATS dan wordt deze direct gekoppeld en opgeslagen bij de kandidaat. Andersom werkt dit proces ook: stuur je een mail vanuit Outlook dan kun je deze volledig automatisch koppelen aan de kandidaat in het ATS. Ook ontvangen e-mails kun je direct in je systeem opslaan. Ontvang je een mail van een onbekende persoon? Dan kun je direct vanuit Outlook een nieuwe contactpersoon aanmaken in jouw recruitmentsysteem. De Mysolution recruitmentsoftware is gebaseerd op Salesforce. Salesforce biedt standaard een Outlook add-in aan en garandeert een vlekkeloze integratie. Zo bespaar jij tijd en houd je overzicht.   

De recruitmentsoftware van Mysolution is geschikt voor kleine en grotere recruitmentbureaus, al vanaf 1 gebruiker. Software die voor jou werkt, in plaats van andersom. Online, dus 24/7 inzicht en overzicht. Meer weten hoe je tijd kunt besparen met je ATS? Neem gerust contact met ons op.

Whitepaper ATS - website