En tant que recruteur, vous êtes prêt à franchir une nouvelle étape pour votre entreprise. Vous souhaitez investir dans un nouvel ATS pour atteindre vos objectifs. Vous vous êtes renseigné en ligne sur différentes solutions et avez établi une liste restreinte. Maintenant, l'étape suivante consiste à mieux connaître ces solutions. Poser les bonnes questions aux clients et aux candidats est facile pour vous. Mais quelles questions poser à votre potentiel fournisseur de logiciels ? Voici une liste de treize questions qui vous aideront à être bien préparé.
1. Votre fournisseur connaît-il autant le recrutement que vous ?
Vous voulez que votre ATS travaille pour vous, et non l'inverse. Il est donc important que le fournisseur comprenne les processus et les défis auxquels vous êtes confronté dans votre travail quotidien. En bref : choisissez un fournisseur spécialisé dans votre secteur et doté d'une expertise élevée en recrutement.
2. Le fournisseur a-t-il des références avec lesquelles vous pouvez prendre contact ?
Il est très utile d'inclure les expériences d'autres entreprises dans le processus de décision. Chaque entreprise est unique et a ses propres exigences, mais bon nombre des défis rencontrés par les entreprises lors de la mise en œuvre d'un ATS sont universels. Profitez-en pour échanger avec d'autres entreprises qui ont déjà expérimenté le même système ATS. Elles ont souvent des conseils pratiques pour la mise en œuvre et l'utilisation de votre ATS. Vous pouvez également obtenir des informations précieuses sur la durée de mise en œuvre et le support. N'hésitez donc pas à demander ces informations à votre fournisseur.
3. La plateforme est-elle basée sur le cloud ?
Avec un logiciel dans le cloud, vous payez pour l'utilisation, pas pour la propriété. La maintenance, les mises à jour, la gestion des données et la sécurité sont prises en charge par le fournisseur. Cela présente l'avantage de toujours travailler avec le logiciel le plus récent, de garantir la sécurité de vos données et de pouvoir évoluer facilement. De plus, vous n'avez pas besoin de construire votre propre infrastructure informatique et économisez donc sur les frais de maintenance.
4. La solution est-elle mobile et donc disponible à tout moment et partout ?
Cette question est un "must" lorsque vous cherchez le meilleur ATS pour votre entreprise. Avec une solution mobile, vous et vos employés pouvez consulter à tout moment et n'importe où le statut de vos recherches et candidatures. Cette flexibilité est particulièrement importante si vous voyagez régulièrement ou travaillez à différents endroits. Un bon ATS devrait être capable de fonctionner sur tous les appareils - que ce soit un ordinateur de bureau, une tablette ou un smartphone - et toutes les données doivent être accessibles en quelques clics.
5. La solution est-elle conforme au RGPD ?
Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est un règlement de l'UE qui régit la protection des données personnelles des citoyens de l'UE. Le respect de ce règlement est particulièrement important lors de l'utilisation d'un logiciel ATS, car de nombreuses données personnelles y sont collectées. Le fournisseur doit garantir que toutes les données personnelles sont traitées et protégées conformément aux dispositions du RGPD. Lorsqu'il s'agit de données personnelles, vous ne devriez prendre aucun risque. Vérifiez donc soigneusement comment votre fournisseur vous aide à respecter les réglementations.
6. Combien de temps dure la mise en œuvre ?
L'ampleur et la complexité de la mise en œuvre varient d'une entreprise à l'autre. Elles dépendent, entre autres, du nombre d'utilisateurs, de la quantité de données à transférer et des systèmes qui doivent éventuellement être connectés. Un fournisseur expérimenté sera certainement en mesure de donner une bonne estimation.
7. Est-il possible d'intégrer l'ATS avec d'autres systèmes sans problème ?
L'intégration avec d'autres systèmes et bases de données est essentielle pour une utilisation efficace du logiciel ATS. Pensez à Outlook ou Gmail pour l'intégration du courriel et du calendrier. À quel point pouvez-vous facilement lier votre ATS à ceux-ci ? Si le système dispose d'API, l'intégration avec d'autres systèmes et bases de données peut être très simple. En outre, les intégrations avec d'autres systèmes et bases de données peuvent également aider à éviter les données en double et les incohérences, car les données sont synchronisées automatiquement. Cela permet de gagner du temps et de réduire les erreurs humaines.
8. Quels processus puis-je automatiser ?
Un système ATS devrait aider les entreprises à optimiser leurs flux de travail et à gagner du temps en automatisant les tâches et en facilitant le suivi des commandes et des tâches ouvertes. Quels sont vos processus idéaux et la plateforme offre-t-elle la fonctionnalité et la flexibilité pour les automatiser réellement ? Avez-vous un aperçu simple, par exemple via des tableaux de bord, de vos commandes/postes ouverts, tâches, etc. ? Un tableau de bord devrait être convivial et intuitif, affichant toutes les informations importantes en un coup d'œil pour économiser du temps et des efforts aux utilisateurs. L'automatisation des tâches et des processus permet de gagner du temps et de réduire les erreurs humaines, ce qui conduit à un processus de candidature plus fluide et efficace.
9. Comment ce système contribue-t-il à servir mes clients et à améliorer le parcours des
candidats ?
Il est bien sûr important que l'ATS facilite et rende votre travail plus agréable, mais vous souhaitez également améliorer votre service pour les clients et les candidats. Le système peut-il vous aider ? Par exemple, offre-t-il un portail convivial pour les clients et les candidats ? Découvrez-le ou demandez à ces personnes leurs expériences avec l'ATS, afin que cela devienne une situation gagnant-gagnant-gagnant.
10. Quelle est la performance des reportings ?
Un ATS moderne utilise une technologie de données moderne et intelligente qui vous permet de créer vos propres rapports et d'avoir un aperçu de vos KPIs les plus importants. Voir aussi la question 7 : Si la plateforme dispose d'API, vous pouvez facilement lier des solutions supplémentaires d'intelligence à votre ATS.
11. Mes utilisateurs sont-ils correctement formés et y a-t-il un support suffisant ?
Vérifiez attentivement comment votre fournisseur vous prépare à la mise en service de la plateforme. Et comment est organisé le support après la mise en service ? Demandez par exemple si le support en langue française est inclus dans l'abonnement ou quels coûts supplémentaires y sont associés.
12. À quelle fréquence l'application est-elle mise à jour ?
Un autre facteur important que les entreprises doivent considérer lors du choix d'un système ATS est la fréquence des mises à jour. Avec les solutions cloud modernes, le logiciel est régulièrement mis à jour pour corriger les bugs, combler les failles de sécurité et ajouter de nouvelles fonctionnalités. L'avantage des mises à jour régulières est que les entreprises travaillent toujours avec la version la plus récente et là plus sûre du logiciel. De nouvelles fonctionnalités et améliorations peuvent augmenter l'efficacité et rendre le processus de candidature encore plus simple et intuitif. Un inconvénient possible : si les entreprises nécessitent de nombreuses personnalisations pour répondre à leurs besoins spécifiques, une mise à jour du logiciel peut causer des problèmes.
13. Puis-je facilement personnaliser et étendre la solution ?
Le marché change constamment, et votre entreprise probablement aussi. Les processus ne sont pas statiques. Avant de choisir un ATS, vous devriez donc examiner attentivement à quel point la solution est flexible : Pouvez-vous facilement ajuster les processus et les paramètres ? Le système peut-il être étendu avec de nouvelles fonctionnalités ?
Si vous avez des réponses claires à ces questions, vous serez probablement en mesure de choisir l'ATS qui vous aidera à atteindre vos objectifs. Quelles erreurs faut-il absolument éviter lors de la mise en œuvre d'un nouvel ATS, lisez-le ici.
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