Verwaiste Dateien vermeiden und Löschfehler anzeigen

Einführung

Wenn beim automatischen Löschen von Dokumenten bisher ein Fehler auftrat, etwa weil eine Datei gesperrt war oder ein Problem mit einem externen Konnektor bestand, löschte das System den Datensatz in Salesforce trotzdem. Zurück blieb eine „verwaiste“ Datei. Mit diesem Update wird der Salesforce-Datensatz nur noch entfernt, wenn die zugrunde liegende Datei erfolgreich gelöscht wurde. So werden Dateninkonsistenzen vermieden.

Für wen ist diese Funktion relevant?

Systemadministratoren
Compliance-Beauftragte
IT-Supportteams

Die Vorteile auf einen Blick

Verhindert verwaiste Dateien, da Salesforce-Datensätze und physische Dateien synchron bleiben.
Macht fehlgeschlagene Löschvorgänge sofort sichtbar, direkt im Dokumentdatensatz.
Reduziert manuelle Aufräumarbeiten für Administratoren, da fehlgeschlagene Löschvorgänge automatisch wiederholt werden.

Erklärung der Funktion

Der Batch für das automatische Löschen von Dokumenten berücksichtigt jetzt das Ergebnis pro Datei, bevor der Datensatz gelöscht wird. Kann eine Datei aus technischen Gründen nicht gelöscht werden, bleibt der zugehörige Salesforce-Datensatz jetzt erhalten, statt entfernt zu werden. So entstehen keine verwaisten Dateien, die Speicherplatz belegen, ohne dass eine klare Referenz besteht.

Außerdem erfasst das System jetzt die konkrete Fehlermeldung, die beim fehlgeschlagenen Löschversuch zurückgegeben wurde, und trägt sie direkt im Dokumentdatensatz im Feld „Error Message“ ein. So sehen Administratoren genau, warum ein Löschvorgang fehlgeschlagen ist, ohne in zentralen technischen Protokollen suchen zu müssen. Datensätze, deren Löschung fehlgeschlagen ist, bleiben markiert und werden beim nächsten geplanten Batch-Lauf automatisch erneut verarbeitet.

Einrichtung / Implementierungszeit

Diese Verbesserung ist für alle automatischen Prozesse zum Löschen von Dokumenten sofort aktiv; es ist keine zusätzliche Konfiguration erforderlich.

Weitere Funktionen in diesem Release

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