Verweesde bestanden voorkomen en fouten bij verwijderen tonen

Introductie

Als het automatische proces voor het verwijderen van documenten eerder een fout tegenkwam, bijvoorbeeld omdat een bestand vergrendeld was of er een probleem was met een externe connector, verwijderde het systeem het record in Salesforce toch. Daardoor bleef er een ‘verweesd’ bestand achter. Met deze update wordt het Salesforce-record alleen verwijderd als het onderliggende bestand ook echt verwijderd is. Zo blijven je gegevens consistent.

Voor wie is deze feature interessant?

Systeembeheerders
Compliance officers
IT-supportteams

De voordelen op een rij

Voorkomt verweesde bestanden doordat Salesforce-records en fysieke bestanden gelijk blijven.
Geeft direct inzicht in mislukte verwijderingen, rechtstreeks op het documentrecord.
Vermindert handmatig opruimwerk voor beheerders doordat mislukte verwijderingen automatisch opnieuw worden geprobeerd.

Uitleg feature

De batch die documenten automatisch verwijdert, kijkt nu eerst naar het resultaat per bestand voordat het record wordt verwijderd. Kan een bestand om technische redenen niet worden verwijderd, dan blijft het bijbehorende Salesforce-record nu bestaan in plaats van dat het wordt verwijderd. Zo ontstaan er geen verweesde bestanden die opslagruimte innemen zonder duidelijke verwijzing.

Daarnaast legt het systeem nu de foutmelding vast die bij de mislukte verwijderpoging is teruggegeven, en zet die direct op het documentrecord in het veld ‘Error Message’. Zo zien beheerders precies waarom een verwijdering is mislukt, zonder dat ze in centrale technische logs hoeven te zoeken. Records die niet verwijderd konden worden, blijven gemarkeerd en worden bij de volgende geplande batchrun automatisch opnieuw geprobeerd.

Set-up / Implementatietijd

Deze verbetering is direct actief voor alle automatische processen voor het verwijderen van documenten; er is geen extra configuratie nodig.

Andere features in deze release

🔗 Hier vind je alle features uit deze release