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Optimierte Speicherung von E-Mail-Anhängen und DSGVO-Konformität
Senken Sie die Salesforce-Speicherkosten und gewährleisten Sie den Datenschutz mit intelligenter Anhangsverwaltung. F104671 | 2026-05
Einführung
Bisher führte der Versand von E-Mails mit Anhängen an mehrere Empfänger zu redundanter Dateispeicherung, da für jeden Empfänger eine separate Kopie erstellt wurde. Außerdem konnten bei umfangreichen E-Mail-Kampagnen die Freigabelimits von Salesforce erreicht werden, was zu stillen Fehlern bei der Erstellung von Datensätzen führte, und beim Löschen von E-Mails blieben häufig verwaiste Anhänge zurück. Dieses Update führt eine intelligente Anhangsverwaltung ein, um Redundanz zu vermeiden, Probleme mit den Freigabelimits zu verhindern und bei der Datenbereinigung die vollständige DSGVO-Konformität sicherzustellen.
Für wen ist dieses Feature interessant?
- Recruitment-Berater
- Systemadministratoren
- Datenschutzbeauftragte
Die Vorteile auf einen Blick
- Geringere Speicherkosten: Identische Anhänge werden für mehrere Empfänger und Versandvorgänge wiederverwendet, wodurch der Speicherverbrauch für Dokumente in Salesforce deutlich sinkt.
- Verbesserte Zuverlässigkeit: Die automatische Behandlung der Dateifreigabelimits stellt sicher, dass EmailMessage- und Task-Datensätze immer erstellt werden, auch bei Massenversand.
- Verbesserte DSGVO-Konformität: Anhänge werden automatisch bereinigt, wenn die zugehörige E-Mail gelöscht wird, sofern sie nicht mehr für andere Datensätze benötigt werden.
Feature-Erklärung
Das System verwaltet nun intelligent, wie E-Mail-Anhänge in Salesforce gespeichert und freigegeben werden. Beim Versand einer E-Mail prüft die Anwendung automatisch, ob bereits eine identische Datei im System vorhanden ist, indem sie den digitalen Fingerabdruck, den Dateinamen und den Dateityp vergleicht. Wird eine Übereinstimmung gefunden und ist die maximale Freigabekapazität noch nicht erreicht, verknüpft das System die vorhandene Datei mit der neuen E-Mail, anstatt ein Duplikat zu erstellen. Dieser Vorgang läuft nahtlos über alle E-Mail-Versandwege hinweg, einschließlich manuellem Versand, automatisierten Flows und durch Statusänderungen ausgelösten Benachrichtigungen.
Um die Systemstabilität zu gewährleisten, führt das Update außerdem ein proaktives Management der Dateifreigabelimits von Salesforce ein. Nähert sich ein Dokument der maximal zulässigen Anzahl an Verknüpfungen, erstellt das System automatisch eine neue Kopie, damit der Versand ohne Unterbrechung fortgesetzt werden kann. Dadurch wird das frühere Problem vermieden, dass E-Mails zwar versendet, die zugehörigen Aktivitätsdatensätze aber nicht gespeichert wurden.
Schließlich wurde der Bereinigungsprozess für gelöschte E-Mails gestärkt, um die Anforderungen des Datenschutzes zu erfüllen. Wird eine E-Mail entfernt – manuell oder über einen automatisierten DSGVO-Prozess –, bewertet das System ihre Anhänge. Ist ein Anhang nicht mehr mit anderen E-Mails oder Datensätzen verknüpft, wird er automatisch aus dem System gelöscht. So bleiben personenbezogene oder sensible Dokumente nicht länger als nötig gespeichert.
Set-up / Implementierungszeit
Dieses Feature ist nach dem Release standardmäßig für alle E-Mail-Versandwege aktiv. Systemadministratoren müssen keine zusätzliche Konfiguration vornehmen, um die Speicheroptimierung oder die Bereinigungslogik zu aktivieren.