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Stockage optimisé des pièces jointes d'e-mails et conformité RGPD
Réduisez les coûts de stockage Salesforce et garantissez la confidentialité des données grâce à une gestion intelligente des pièces jointes. F104671 | 2026-05
Introduction
Auparavant, l'envoi d'e-mails avec pièces jointes à plusieurs destinataires entraînait un stockage redondant, car une copie distincte du fichier était créée pour chaque destinataire. En outre, les campagnes d'e-mailing à grande échelle pouvaient atteindre les limites de partage de Salesforce, provoquant des échecs silencieux lors de la création des enregistrements, tandis que la suppression d'un e-mail laissait souvent des pièces jointes orphelines. Cette mise à jour introduit une gestion intelligente des pièces jointes afin d'éliminer la redondance, d'éviter les problèmes de limites de partage et de garantir une conformité totale au RGPD lors du nettoyage des données.
Pour qui cette fonctionnalité est-elle intéressante ?
- Consultants en recrutement
- Administrateurs système
- Délégués à la protection des données
Les avantages en un coup d'œil
- Réduction des coûts de stockage : Les pièces jointes identiques sont réutilisées pour plusieurs destinataires et envois, ce qui réduit sensiblement l'espace de stockage de documents utilisé dans Salesforce.
- Fiabilité accrue : La gestion automatique des limites de partage de fichiers garantit que les enregistrements EmailMessage et Task sont toujours créés, même lors d'envois en masse.
- Conformité RGPD renforcée : Les pièces jointes sont automatiquement supprimées lorsque l'e-mail associé est supprimé, à condition qu'elles ne soient plus nécessaires pour d'autres enregistrements.
Explication de la fonctionnalité
Le système gère désormais intelligemment la manière dont les pièces jointes des e-mails sont stockées et partagées dans Salesforce. Lors de l'envoi d'un e-mail, l'application vérifie automatiquement si un fichier identique existe déjà dans le système, en comparant son empreinte numérique, son nom et son type. Si une correspondance est trouvée et que la capacité de partage maximale n'est pas atteinte, le système associe le fichier existant au nouvel e-mail au lieu de créer un doublon. Ce processus s'exécute de manière transparente sur tous les chemins d'envoi d'e-mails, y compris les envois manuels, les flows automatisés et les notifications déclenchées par un changement de statut.
Afin de garantir la stabilité du système, la mise à jour introduit également une gestion proactive des limites de partage de fichiers de Salesforce. Lorsqu'un document approche du nombre maximal de liens autorisés, le système crée automatiquement une nouvelle copie afin de poursuivre l'envoi sans interruption. Cela évite le problème précédent où les e-mails étaient envoyés, mais où les enregistrements d'activité correspondants n'étaient pas enregistrés.
Enfin, le processus de nettoyage des e-mails supprimés a été renforcé afin de répondre aux exigences de protection des données. Lorsqu'un e-mail est supprimé, manuellement ou via un processus RGPD automatisé, le système évalue ses pièces jointes. Si une pièce jointe n'est plus associée à d'autres e-mails ou enregistrements, elle est automatiquement supprimée du système. Ainsi, les documents personnels ou sensibles ne restent pas stockés plus longtemps que nécessaire.
Set-up / Temps de mise en œuvre
Cette fonctionnalité est active par défaut pour tous les chemins d'envoi d'e-mails après la release. Aucune configuration supplémentaire n'est requise de la part des administrateurs système pour activer l'optimisation du stockage ou la logique de nettoyage.