/Afbeeldingen/Mysolution%20Logo.png?width=150&height=113&name=Mysolution%20Logo.png)
Geoptimaliseerde opslag van e-mailbijlagen en AVG-naleving
Verlaag de opslagkosten in Salesforce en waarborg de privacy met slim beheer van bijlagen. F104671 | 2026-05
Introductie
Voorheen werd bij het versturen van e-mails met bijlagen naar meerdere ontvangers voor elke ontvanger een aparte kopie van het bestand opgeslagen. Bovendien kon bij grootschalige e-mailcampagnes de limiet van Salesforce voor het delen van bestanden worden bereikt, waardoor records ongemerkt niet werden aangemaakt, en bleven bijlagen van verwijderde e-mails vaak als losse bestanden achter. Deze update introduceert slim bijlagenbeheer om dubbele opslag te voorkomen, problemen met de deellimiet te vermijden en de AVG volledig na te leven bij het opschonen van gegevens.
Voor wie is deze feature interessant?
- Recruitment consultants
- Systeembeheerders
- Functionarissen voor gegevensbescherming
De voordelen op een rij
- Lagere opslagkosten: Identieke bijlagen worden hergebruikt voor meerdere ontvangers en verzendacties, waardoor het opslaggebruik voor documenten in Salesforce aanzienlijk daalt.
- Betrouwbaardere verwerking: Automatische afhandeling van de limiet voor het delen van bestanden zorgt ervoor dat e-mailberichten en taken altijd worden aangemaakt, ook bij bulkverzendingen.
- Betere AVG-naleving: Bijlagen worden automatisch opgeschoond wanneer de bijbehorende e-mail wordt verwijderd, mits ze niet meer nodig zijn voor andere records.
Uitleg feature
Het systeem beheert nu slim hoe e-mailbijlagen worden opgeslagen en gedeeld in Salesforce. Bij het versturen van een e-mail controleert de applicatie automatisch of er al een identiek bestand bestaat, door de digitale vingerafdruk, de bestandsnaam en het bestandstype te vergelijken. Als er een match is en de maximale deelcapaciteit nog niet is bereikt, koppelt het systeem het bestaande bestand aan de nieuwe e-mail in plaats van een duplicaat aan te maken. Dit gebeurt naadloos via alle verzendroutes, waaronder handmatig verzenden, geautomatiseerde flows en notificaties die door een statuswijziging worden geactiveerd.
Om de stabiliteit te waarborgen, beheert de update ook proactief de limieten die Salesforce stelt aan het delen van bestanden. Als een document het maximaal toegestane aantal koppelingen nadert, maakt het systeem automatisch een nieuwe kopie aan, zodat het verzenden zonder onderbreking doorgaat. Hiermee wordt het eerdere probleem voorkomen dat e-mails wel werden verzonden, maar de bijbehorende activiteitsrecords niet werden opgeslagen.
Tot slot is het opschoonproces voor verwijderde e-mails versterkt om aan de privacywetgeving te voldoen. Wanneer een e-mail wordt verwijderd, handmatig of via een geautomatiseerd AVG-proces, beoordeelt het systeem de bijlagen. Als een bijlage niet langer aan andere e-mails of records is gekoppeld, wordt deze automatisch uit het systeem verwijderd. Zo blijven persoonlijke of gevoelige documenten niet langer in de opslag staan dan nodig is.
Set-up / Implementatietijd
Deze feature is na de release standaard actief voor alle verzendroutes van e-mail. Systeembeheerders hoeven niets extra te configureren om de opslagoptimalisatie of de opschoonlogica in te schakelen.