Recruitment

Vermijd de grootste valkuilen bij de implementatie van een nieuwe ATS

De keuze is gemaakt. Je hebt de ideale recruitmentsoftware voor jouw bedrijf geselecteerd. De volgende stap is dus: de implementatie. Software-implementaties hebben nogal eens de reputatie complex en tijdrovend te zijn. We zullen de laatste zijn om te zeggen dat het implementeren van een nieuw ATS een eitje is. Maar met een goede voorbereiding kun je de grootste valkuilen zeker vermijden. Steven Faaij, implementatieconsultant bij Mysolution deelt hiervoor een aantal tips. 

Tip 1: Maak je huiswerk

Onze consultants staan uiteraard te trappelen om te starten met de implementatie in jouw bedrijf. Maar we kunnen niet aan de slag zonder dat jij je huiswerk hebt gedaan. Voor we starten vragen we je om de interne processen zo volledig mogelijk in kaart te brengen. Welke processen wil je precies onderbrengen in je ATS? Hoe ziet je ideale werkproces eruit? Welke informatie moet elke contactkaart straks bevatten? Dit huiswerk is daarna de leidraad voor de implementatie, de planning en de deadlines.

De valkuil volgens Steven: "Onduidelijke deadlines en afspraken"

“Het is superbelangrijk om duidelijke afspraken te maken over doelstellingen en deadlines. Vervolgens dat wij ons als implementatiepartner hieraan houden, maar ook dat onze klant zich aan de afspraken houdt. Zo voorkomen we uitloop en oplopende vertraging van het project.”

Tip 2: Maak voldoende tijd en mensen vrij tijdens het project

Zorg dat je als directie nauw betrokken blijft bij de implementatie en de keuzes die worden gemaakt. Zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Daarnaast zijn de key-users in het project cruciaal. Afhankelijk van de omvang van je bedrijf kies je één, twee of meerdere key-users. Dit zijn gebruikers die nauw betrokken zijn bij het project, het omschrijven van de processen en het testen. Na het project zijn zij het aanspreekpunt voor de hele organisatie. Het is handig om hiervoor mensen te kiezen die affiniteit hebben met IT, processen snappen, keuzes durven maken en die graag anderen helpen.

De valkuil volgens Steven: "Te drukke key-users"

“We zien nogal eens dat key-users eigenlijk te druk zijn met hun dagelijkse werk om mee te kunnen draaien in het project. Daarmee loop je echter het risico dat de processen bij nader inzien toch onvoldoende aansluiten bij de praktijk. Of dat de oplossing straks onvoldoende omarmd wordt door de gebruikers. Dus liever nu investeren, zodat je straks optimaal profiteert van je nieuwe ATS.”

Tip 3: Start al voor de implementatie met de adoptie van het systeem

Een nieuw ATS betekent een grote verandering voor je organisatie en is altijd wennen. Voor een goede adoptie ben je er nog niet met één of twee key-users en een training voor eindgebruikers. Adoptie van het systeem begint al voor de implementatie. Snappen al je collega’s die het systeem gaan gebruiken de noodzaak van het nieuwe systeem? Is duidelijk wat de voordelen zijn? Maar ook: snap jij als directie, projectleider of key-user, wat de twijfels zijn, vooroordelen of hobbels die anderen zien? 

Tot slot: praat ook met andere klanten

Een laatste tip is om eens met andere organisaties te praten die je voorgingen met de implementatie van een ATS. Wat waren de obstakels waar zij tegenaan liepen? We brengen je graag met klanten in contact. Neem gerust contact met ons op.

Voor meer informatie, lees onderstaande whitepaper:

Whitepaper ATS - website