La décision a été prise. Vous avez sélectionné le logiciel de recrutement idéal pour votre entreprise. L'étape suivante est l'implémentation du logiciel. Les implémentations de logiciels ont la réputation d'être complexes et chronophages. Nous serions les derniers à prétendre que l'implémentation d'une nouvelle solution est un jeu d'enfant. Cependant, avec une préparation adéquate, les plus grandes erreurs peuvent être évitées. Steven Faaij, consultant en implémentation chez Mysolution, donne ici quelques conseils.
Conseil 1 : Préparez vous
Nos consultants sont impatients de commencer l'implémentation dans votre entreprise. Cependant, ils ne peuvent pas commencer sans que vous ayez fait vos devoirs en amont. Avant de commencer, nous vous demandons de décrire vos processus internes aussi complètement que possible. Quels processus souhaitez-vous exactement reproduire dans votre ATS ? À quoi ressemble votre processus prédefini idéal ? Quelles informations sont nécessaires pour chaque contact ? Ces éléments serviront ensuite de guide pour l'implémentation, la planification et les délais.
Le premier piège selon Steven : "Des échéances et des attentes floues"
"Il est très important de fixer des attentes claires sur les objectifs et les échéances. Non seulement pour nous en tant que partenaire d'implémentation, mais aussi pour notre client, qui doit s'y conformer. Ainsi, nous évitons les retards dans le projet."
Steven Faaij, consultant en implémentation chez Mysolution
Conseil 2 : Prévoyez suffisamment de temps et de ressources pour le projet
Assurez-vous, en tant que manager, de rester étroitement impliqué dans l'implémentation et les décisions prises. Ainsi, il n'y aura pas de surprises. De plus, les principaux utilisateurs du projet sont essentiels. Selon la taille de votre entreprise, choisissez un, deux ou plusieurs "Key-Users". Ce sont des utilisateurs qui sont étroitement impliqués dans le projet, dans la définition des processus et dans les tests. À la fin du projet, ils sont les points de contact pour toute l'organisation. Il est judicieux de choisir des personnes ayant une affinité pour l'IT, qui comprennent les processus, qui osent prendre des décisions et qui aiment aider les autres.
Le deuxième piège selon Steven : "Des "Key-Users" trop occupés"
"Nous constatons souvent que les key-users sont trop occupés par leur travail quotidien pour pouvoir participer au projet. Cela comporte le risque que les processus ne soient pas assez bien définis pour le démarrage. Ou que la solution ne soit pas suffisamment acceptée par les autres utilisateurs. Il est donc préférable d'investir au départ pour tirer le meilleur parti possible du nouvel ATS plus tard."
Steven Faaij, consultant en implémentation chez Mysolution
Conseil 3 : Commencez à parler du changement de solution avant le lancement officiel
Un nouvel ATS représente un grand changement pour votre entreprise et nécessite une période d'adaptation pour vos employés. Pour atteindre une bonne acceptation par les employés, un ou deux Key-Users et une formation des utilisateurs finaux ne suffisent pas. L'acceptation du système commence avant même l'introduction. Tous les collègues qui utiliseront le système comprennent-ils la nécessité du nouveau système ? Les avantages sont-ils clairs ? Mais aussi : En tant que manager, chef de projet ou Key-User, comprenez-vous les doutes, les préjugés ou les problèmes que les autres voient ?
Parlez également avec d'autres clients
Un dernier conseil : Parlez avec d'autres entreprises qui ont déjà introduit un nouvel ATS. Quels obstacles ont-ils rencontrés ? La société de conseil en personnel Talent Tree a également été confrontée à ce défi. Deux solutions logicielles ont déjà échoué chez Talent Tree. Cela coûte du temps, de l'argent et beaucoup d'energie. C'est pourquoi Mathias Gerhardt, Head of Operations chez Talent Tree, voulait être aussi sûr que possible pour la troisième tentative et a choisi Mysolution. Pour plus de conseils sur l'implémentation, consultez notre livre blanc.
Comment réussir le passage à un nouveau logiciel de recrutement.
