Feature Package Kandidaat onboarding

Relevantie voor gebruikers

Dit product is bedoeld voor MSR en MSR/MSF combi klanten. Dit document beschrijft de functionaliteiten van de kandidaat onboarding.  

Uitgebreid uitleg

1.  Kandidaat onboarding

Met de Kandidaat Onboarding feature package van Mysolution wordt het gehele onboardingproces van nieuwe medewerkers efficiënt, foutloos en gebruiksvriendelijk ingericht. Door slimme automatisering en heldere portaalfunctionaliteit besparen organisaties tijd en verbeteren zij de ervaring van kandidaten én recruiters. 

1.1 Automatische welkommail  

Op basis van een afgesproken kandidaat status wordt er een automatische mail verstuurd naar de kandidaat om gegevens aan te leveren.  Klant levert het e-mailsjabloon aan inclusief begeleidende tekst. Dit kost ongeveer 2 uur werk.  

Mysolution levert de salesforce flow die dit e-mailsjabloon verzend op afgesproken moment. Middels een link in het e-mailsjabloon kan de kandidaat direct inloggen op de portal de onboarding te voltooien.  

1.2 Onboardingwizard

Het vinden van de juiste kandidaat is belangrijk, maar een sterke eerste indruk tijdens de onboarding is minstens zo cruciaal. Met onze nieuwe Portal Wizard geef je kandidaten een overzichtelijke en begeleide onboarding-ervaring binnen het portaal. Zowel via desktop als mobiel. 

De wizard presenteert alle essentiële stappen, zoals documenten uploaden, persoonsgegevens invullen, werkervaring doorgeven en contract ondertekenen.  Hierdoor weet de kandidaat precies wat er verwacht wordt en in welke fase hij of zij zich bevindt. Geen losse tegels meer, geen zoektochten: alles gebundeld op één centrale plek. Achter elke stap zit een portalcontroller die de kandidaat naar de juiste plek op de portal navigeert.  

Deze functie is speciaal ontworpen voor klanten die zowel MSR als MSF gebruiken en biedt: 

• Een dynamische wizard-tegel bovenaan het portaal 

• Volledige configuratie van stappen op basis van beschikbare menu-items 

• Het is hierin mogelijk om stappen weg te halen of toe te voegen, afhankelijk van jouw proces.  

• Meertalige ondersteuning en gepersonaliseerde instructieteksten 

• Real-time voortgangsregistratie per kandidaat 

Resultaat? Een professionele en overzichtelijke onboarding die vertrouwen uitstraalt én administratieve handelingen vereenvoudigt. 

1.3 Gegevens uitvragen

1.3.1 NAW gegevens
In samenspraak overleggen we welke gegevens jij wil uitvragen en laten invullen door kandidaten.  

Standaard nemen wij de volgende velden mee:  

🧾 Algemene gegevens 
Voornaam 
Initialen 
Tussenvoegsel 
Achternaam 
Geslacht 
E-mail 
Mobiel (privé) 

📍Adresgegevens  
Straat 
Land 
Stad 
Postcode 

👤 Persoonlijke informatie 
Geboortedatum* 
IBAN 
Burgerservicenummer* 
Nationaliteit 

*Mocht je gebruik maken van Datachecker, dan verwijderen we deze velden uit het formulier. 

1.3.2 Voorkeur loonheffingskorting
Voor het doorgegeven en accorderen van de keuze voor de loonheffingskorting is een optionele stap in deze feature package.   

Meer informatie over CM Sign: https://www.mysolution.com/feature-kennisbank/digitaal-goedkeuren-van-documenten-via-msr-portals  

Meer informatie over MySign: https://www.mysolution.com/feature-kennisbank/documenten-digitaal-ondertekenen-met-my-sign-van-mysolution

1.3.2.1 Loongegevens via CM Sign
Vanuit het arbeidscontract wordt een loonheffingsverklaringsformulier gegenereerd en aangeboden ter ondertekening. Vervolgens kan de kandidaat op de portal dit document ondertekenen, waarna afhankelijk van gemaakte keuze een loongegeven (LHK) wordt aangemaakt met waarde JA/NEE op de kandidaat afhankelijk de gekozen waarde. 

Op de portal ziet dat er als volgt uit: 

De keuze wordt doorgegeven in het document:


Waarna het loongegeven wordt aangemaakt en gesynchroniseerd naar MSF:  

1.3.2.2 Loongegevens via MySign
De voorkeur voor het toepassen voor loonheffingskorting wordt doorgegeven via een veld bij het aanleveren van persoonlijke gegeven. Deze keuze wordt opgeslagen op de record van de kandidaat. Bij het genereren van het loonheffingsverklaringsformulier, wordt deze keuze vervolgens voorgezet en kan de kandidaat daarmee digitaal akkoord gaan door middel van het tekenen van het document.   

De keuze wordt doorgegeven tijdens het aanleveren van persoonlijke gegevens:  

Vervolgens moet er op het arbeidscontract een document worden gegenereerd. Op de portal ziet dat er als volgt uit:

Waarna kan worden ondertekent middels MySign:

Waarna het loongegeven wordt aangemaakt en gesynchroniseerd naar MSF: 

1.4 Checklist documenten

Nooit meer iets vergeten: Geen gemiste documenten, verlopen contracten of incomplete dossiers meer. Elke checklist item wordt automatisch gecontroleerd en gekoppeld aan specifieke statussen en mijlpalen. 

Volledige compliance: Zorg ervoor dat alle wettelijke verplichtingen en bedrijfsspecifieke vereisten worden nageleefd voordat een kandidaat van start gaat. Het systeem blokkeert statusovergangen wanneer verplichte items ontbreken. 

Tijdsbesparing: Recruiters en HR-medewerkers hoeven niet handmatig te controleren welke documenten nog ontbreken. Het overzicht toont direct wat compleet is, wat verloopt en wat nog actie vereist. 

Hoe zet je dit in bij kandidaat onboarding? 
Fase 1: Automatische activering 
Zodra een kandidaat de status "Gegevens uitvraag" bereikt, genereert het systeem automatisch de relevante checklist items op basis van bijvoorbeeld: 

• Soort inzet  
• Voorwaardes uit de vacature sollicitatie 

Fase 2: Zichtbaarheid & samenwerking 
Voor de recruiter: Duidelijk dashboard met status "Compleet","Incompleet", "Goedkeuring benodigd" of "Verloopt binnenkort". 
Voor de kandidaat: Zichtbaar in het kandidatenportaal - zij kunnen zelf documenten uploaden 

Fase 3: Slimme validatie 
Het systeem controleert niet alleen óf documenten aanwezig zijn, maar ook: 

• Of ze geldig zijn (vervaldatum); 

• Of ze goedgekeurd. 

Praktijkvoorbeeld: 
Bij een nieuwe zzp'er worden automatisch gecheckt: identiteitsbewijs (geldig), VOG (niet ouder dan 3 maanden), KvK-uittreksel, ondertekend contract, en bankgegevens. Pas wanneer alles compleet en goedgekeurd is, kan de status van de persoon naar “Dossier compleet”. 

Resultaat: Een gestroomlijnd, foutloos onboardingproces waarbij niets tussen wal en schip valt, compliance gegarandeerd is, en uw nieuwe medewerkers sneller productief kunnen zijn. 

1.5 Portalrollen

Binnen de portal bepalen portalrollen welke functies en informatie voor een gebruiker beschikbaar zijn. Elke rol is afgestemd op een specifieke fase of type samenwerking – van onboarding tot actieve inzet of uitdiensttreding. Zo krijgen medewerkers, freelancers en oud-medewerkers precies de toegang die past bij hun situatie. 

Gegevens aanleveren (Regulier) 
Deze portalrol is bedoeld voor medewerkers die in de onboardingfase zitten. 
Gebruikers kunnen tijdens de onboardingsperiode hun persoonlijke gegevens aanleveren.   

Gegevens aanleveren (Freelance) 
Deze rol is bedoeld voor zelfstandigen/freelancers die in de onboardingfase zitten. 
Hiermee kunnen zij hun gegevens aanleveren en bijvoorbeeld documenten ondertekenen.  

In dienst (Regulier) 
Deze rol geeft toegang tot het portaal voor medewerkers die momenteel in dienst zijn. 
Zij kunnen bijvoorbeeld hun persoonsgegevens beheren, contractinformatie bekijken, uren invoeren en loonstroken bekijken.   

Werkend Freelance
Deze rol is vergelijkbaar met “In dienst”, maar specifiek gericht op actieve freelancers. 
Zij kunnen persoonsgegevens beheren, uren invoeren en hun facturen bekijken. 

Uit dienst 
Deze rol biedt (beperkte) toegang voor voormalige medewerkers of freelancers. 
Gebruikers kunnen nog historische documenten zoals loonstroken of jaaropgaven inzien. 
👉 Handig voor ex-medewerkers die na uitdiensttreding nog toegang nodig hebben tot hun dossier. 

2. Condities

Korte samenvatting van de implementatie voorwaarden. 

2.1 In scope 

De volgende functionaliteiten, zoals beschreven zijn in de betreffende hoofdstukken, zijn in scope: 
3.1 Automatische mail 
3.2 Portal onboarding wizard 
3.3 Gegevens uitvragen  
3.4 Checklist documenten 
3.5 Portal rollen 

2.2 Optionele scope  

Onderstaande functionaliteit, zoals beschreven in betreffend hoofdstuk, is optioneel uit te breiden: 
3.3.2 Doorgeven en accorderen loonheffingskorting.