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Verbesserte Checklisten-Berechnung mit Freigabeeinstellungen
Immer eine aktuelle Übersicht des Checklisten-Status, unabhängig von Dokumentenrechten. F104668 | 2026-04
Einführung
Bisher konnte die Berechnung des Checklisten-Status fehlschlagen, wenn Freigabeeinstellungen für Dokumente verwendet wurden. Benutzer ohne spezifische Rechte auf datenschutzrelevante Dokumente sahen dadurch eine unvollständige Checkliste, obwohl die erforderlichen Dokumente vorhanden waren. Mit diesem Update wird der Checklisten-Status unabhängig von den individuellen Dokumentenrechten berechnet, sodass der Prozess nicht länger durch Berechtigungseinschränkungen unterbrochen wird.
Für wen ist dieses Feature interessant?
- Recruiter
- Backoffice-Mitarbeiter
- Systemadministratoren
Die Vorteile auf einen Blick
- Zuverlässige Statusanzeige der vollständigen Checkliste für alle Benutzer.
- Keine fehlerhaften „unvollständig"-Status mehr aufgrund fehlender Dokumentenrechte.
- Datenschutzrelevante Dokumente bleiben sicher geschützt, während der Prozess weiterläuft.
Feature-Erklärung
Die Funktionsweise der Checkliste wurde so angepasst, dass die Freigabeeinstellungen nur noch auf der Ebene des verknüpften Dokuments selbst gelten und nicht mehr auf die Berechnung des Checklisten-Status. Das bedeutet, dass wenn ein Benutzer eine Checkliste öffnet, das System im Hintergrund prüft, ob die erforderlichen Dokumente vorhanden sind, ohne dass der Benutzer direkten Zugriff auf diese Dateien benötigt.
In der Praxis sieht ein Benutzer mit eingeschränkten Rechten nun einen korrekt berechneten Status auf dem Hauptobjekt, zum Beispiel einem Kontakt. Während die einzelnen Checklisten-Elemente als abgeschlossen markiert werden, bleibt der Inhalt der datenschutzrelevanten Dokumente für diesen Benutzer unsichtbar. Auch die Schaltfläche zum Hochladen von Dokumenten wird in diesen spezifischen Fällen ausgeblendet, um die Integrität des Dossiers zu wahren.
Diese Anpassung wurde auch in den Flow-Aktionen umgesetzt, die zur automatischen Berechnung von Checklisten-Elementen verwendet werden. Dadurch sind die Statusinformationen im gesamten System konsistent und korrekt, was die Effizienz des Workflows erheblich verbessert, ohne Abstriche bei der Sicherheit personenbezogener Daten zu machen.
Set-up / Implementierungszeit
Diese Verbesserung ist direkt nach dem Release für alle Umgebungen aktiv, in denen Checklisten und Freigabeeinstellungen verwendet werden; es ist keine zusätzliche Konfiguration erforderlich.