Optimierung durch Daten: Effizient Saisonarbeitende einstellen

Für viele Saisonbetriebe heißt es jedes Jahr aufs Neue: Alle Hände voll zu tun und der tägliche Wahnsinn entscheidet, ob die Arbeit in der arbeitsintensivsten Zeit bewältigt werden kann. Dabei ist es möglich, mit Saisonarbeitskräften strategisch umzugehen. Wenn Sie Ihre eigenen Daten analysieren, können Sie rechtzeitig die richtigen Recruiting-Maßnahmen ergreifen.

Personal in der Hochsaison

Viele Unternehmen benötigen zu bestimmten Zeiten mehr Personal als sonst, wie beispielsweise das Hotel- und Gaststättengewerbe (Ferienarbeitskräfte) oder die Landwirtschaft (Saisonarbeitskräfte). Jedes Jahr stehen Sie vor der gleichen Frage: "Wie bekommen wir in der Hochsaison genügend Arbeitskräfte?“

"Wenn Sie sich die Daten in Ihrem Planungs-, ATS- und Backoffice-System ansehen, wissen Sie, was in der Vergangenheit in Bezug auf das Recruiting und die Einstellung von Personal passiert ist."

Dirk Meeuws, Produktmanager Mysolution

Laut Dirk Meeuws, Produktmanager bei Mysolution, liegt die Antwort in den Daten. "Wenn Sie sich die Daten in Ihrem Planungs-, ATS- und Backoffice-System ansehen, wissen Sie, was in der Vergangenheit in Bezug auf das Recruiting und die Einstellung von Personal passiert ist. Schauen Sie sich den Spitzenwert des letzten Jahres an und finden Sie heraus, wann diese Saisonarbeitende im System angelegt wurden. Handelt es sich um Personen, die neu eingestellt wurden (oder sich zum ersten Mal beworben haben), oder sind es "Bekannte", die schon seit mehreren Jahren in Ihrem System sind? Dies gibt Aufschluss über die Mischung von Personen, die neu eingestellt werden müssen, und Personen, die reaktiviert werden müssen".

Strategisches Management von Saisonarbeit

Das strategische Management der Saisonarbeit bildet die Grundlage, um den erforderlichen Aufwand für das Recruiting zu ermitteln. Wenn Sie bereits Mitarbeitende in Ihrer Datenbank haben, ist es laut Meeuws wichtig zu wissen, wie diese Mitarbeitende reaktiviert wurden; über welche Kanäle, Anrufe, E-Mails und so weiter. Wie weit im Voraus sollte man sie kontaktieren? "Wenn es im letzten Jahr zwei Monate waren, könnte man sie zum Beispiel vier Monate vorher über einen Newsletter kontaktieren. "Sind Sie im Zeitraum X wieder verfügbar?" Wenn Sie eine etwas längere Vorlaufzeit einplanen, können Sie sich einen Vorsprung vor der Konkurrenz verschaffen, wenn Sie dieselben Kandidat:innen ansprechen. Je früher Sie anfangen, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie diese:n Bewerber:in bekommen und Ihre Konkurrenz nicht. Das ist auf dem heutigen angespannten Arbeitsmarkt wichtig.

"Wenn Sie eine etwas längere Vorlaufzeit einplanen, können Sie sich einen Vorsprung vor der Konkurrenz verschaffen."

Dirk Meeuws, Produktmanager Mysolution

Am besten analysiert man auch seine eigenen Daten über die Kandidaten, die man neu einstellen muss, meint Meeuws. Angenommen, 60% der Mitarbeiter wurden im vergangenen Jahr neu eingestellt, dann will man wissen: „Wie habe ich sie eingestellt?“ Über welche Kampagnen, über Jobbörsen wie Indeed, über Social Media? Und wie erfolgreich war das? Relevant sei auch das Budget, sagt er. Angenommen, die Kosten pro Lebenslauf betrugen letztes Jahr 30€, dann wissen Sie, dass Sie dieses Jahr mindestens so viel Budget brauchen, um X Bewerber einzustellen. Die Kosten dürften in diesem Jahr (etwas) höher sein.

Bei der Saisonarbeit geht es also vor allem um Rückwärtsrechnung: Wann brauchen Sie die Leute, wann sollten sich beworben haben und wie lange ist die Vorlaufzeit? Und wann müssen sie die ganzen administrativen Prozesse durchlaufen? Mit anderen Worten: Wann müssen Sie welchen Prozessschritt mit welchen Ressourcen und welchem Budget durchführen, um mindestens die gleiche Anzahl an Saisonarbeitskräften wie in den Vorjahren zur Verfügung zu haben? Das klinkt logisch, ist es aber in der Praxis längst nicht immer, weiß Meeuws. "Es gibt Unternehmen, die so strategisch planen, aber ich kenne auch viele, die das vor allem nach Bauchgefühl machen".

4 Fragen
die Sie sich stellen sollten, bevor Sie Saisonarbeitskräfte einsetzen.

1. Ab wann brauchen Sie mehr Personal?
2. Bis wann sollten sie sich beworben haben?
3. Wie lange ist die Vorlaufzeit?
4. Bis wann müssen die Saisonarbeitskräfte alle administrativen Prozesse durchlaufen haben?

Mit anderen Worten: Wann sollten Sie welche Schritte im Prozess mit welchen Ressourcen und welchem Budget durchführen, um mindestens so viele Saisonarbeiter wie in den Vorjahren zu haben? 

Flexible Systeme

Für den strategischen Einsatz von Saisonarbeitskräften ist die Pflege der Softwaresysteme entscheidend. Meeuws: "Es ist ein Zusammenspiel zwischen dem ATS, der Datenbank und dem Backoffice. Und dann müssen Sie mit der Planungssoftware die Kundenanfragen mit den verfügbaren Kandidat:innen in Ihrer Datenbank matchen können.

Um sicherzustellen, dass der korrekte Einsatz von Saisonarbeitskräften reibungslos verläuft, sind ein gutes Backoffice und Planungstools erforderlich, die Filter wie die Verfügbarkeit von Kandidat:innen, erforderliche Fähigkeiten und Qualifikationen sowie Zeugnisse berücksichtigen. Das Backoffice und die Planungstools sind bereits für die niederländische Software vorhanden. In diesem Jahr werden diese Funktionen auch für Deutschland zur Verfügung stehen.

Analysieren und anpassen

Saisonbetriebe täten gut daran, aus ihren Erfahrungen zu lernen, um den Einsatz von Saisonarbeitskräften im nächsten Jahr noch besser zu organisieren, meint Meeuws. "Data Warehousing hilft dabei. Durch die Auswertung von Kennzahlen kann man herausfinden, wie hoch die Kosten (Raten) waren und wie lange im Voraus man welche Maßnahmen ergreifen muss (Vorlaufzeiten). Auf dieser Grundlage können Sie dann entscheiden, ob Sie Anpassungen vornehmen wollen. Dann haben Sie eine gute Ausgangslage für das nächste Jahr und sind noch besser vorbereitet. Und Sie bleiben wettbewerbsfähig.

Dirk Meeuws
Product Manager
Mysolution