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Soumettre automatiquement des documents pour signature avec mySign

Cette fonction permet de soumettre automatiquement pour signature des types de documents avec approbation numérique de mySign via un flux. MSR-1038 | Nov 2024

Pour qui cela est-il intéressant ?

Si vous utilisez mySign et voulez automatiser davantage votre flux de documents, cette fonction est faite pour vous.

L'avantage de cette fonction

Avec la nouvelle action apex MySignDigitalApprovalSubmitAction, vous pouvez soumettre automatiquement un document pour signature dans un flux. Vous ne pouvez pas encore soumettre automatiquement le document pour vu.

 

Fonctionnement en bref

Si les documents mySign sont proposés à la signature via le composant flow, il existe deux façons de configurer le flow. La méthode qui vous convient dépend du paramétrage du type de document. Les documents à signer numériquement sont d’abord générés. Vous pouvez également définir où le fichier doit être stocké : dans Salesforce ou sur un emplacement de fichiers externe.

  1. Pour les documents enregistrés sur un emplacement de fichiers externe (SharePoint ou Google Drive), il faut créer un flow déclenché par un Platform Event.
  2. Pour les documents enregistrés dans Salesforce, vous pouvez créer un flow déclenché par un enregistrement sur l’objet msrDocument.

Dès que vous activez l’option Générer sur un type de document, l’option Stockage sur source de données externe est automatiquement activée. Vous pouvez la désactiver si vous ne souhaitez pas stocker le fichier dans SharePoint ou Google Drive. Attention : une fois qu’un document de ce type a été créé dans l’environnement, ce paramétrage ne peut plus être modifié !

Flow déclenché par un Platform Event
Le flow pour les documents mySign stockés sur une source de données externe peut être configuré comme suit :

Le déclencheur est basé sur un événement de plateforme de type Notification.

Commencez par récupérer l’enregistrement du document qui a déclenché la notification.


 

Ensuite, recherchez l’enregistrement du type de document, en vérifiant s’il s’agit d’un document mySign enregistré sur une source de données externe :

 

Dans l’élément de décision, vous vérifiez si les deux éléments ont bien renvoyé un enregistrement.

 
Ce n’est que dans ce cas que vous appelez l’action ApexMySignDigitalApprovalSubmitAction , en utilisant comme paramètre d’entrée le document récupéré dans la première requête :

 
Flow déclenché par un enregistrement
Si le type de document est configuré pour enregistrer le document dans Salesforce, vous pouvez utiliser l’exemple ci-dessous comme base, et le compléter avec vos propres conditions si nécessaire.
 
 
Les conditions de déclenchement sont les suivantes :
 
 

La première étape consiste à récupérer le type de document :

 
 

Dans l’élément de décision, on vérifie si les conditions sont remplies.

 

Et si ces conditions sont remplies, le document est proposé pour signature.

 

Finalement, ces flux définiront automatiquement les lignes de document créées pour mySign sur le statut « proposé pour signature ».

 
mysign3

 

 

Temps de mise en œuvre de la fonction

  • Mise en œuvre rapide (de 1 à 3 heures) : Aucune configuration supplémentaire n'est requise pour cette fonctionnalité, hormis la création d'un flux.


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