Unterschied zwischen ATS & CRM

Wofür braucht man was?

Was ist ein ATS und was ist ein CRM? Was ist der Unterschied? Und brauchen Sie als Recruiter beides? Wir zeigen es Ihnen.

Applicant Tracking System

Was ist ein ATS?

ATS steht für Applicant Tracking System und ist ein Bewerbermanagementsystem. Sie können es vergleichen mit einer Sendungsverfolgung für Ihr Paket: Sie können jederzeit online sehen, wo es sich gerade befindet. Mit einem ATS können Sie beispielsweise den Kandidaten gut „folgen“ und Sie wissen genau, an welcher Stelle im Rekrutierungs- und Auswahlprozess sich dieser (potenzielle) Kandidat befindet – die Candidate Journey.

Unterstützend bei der täglichen Arbeit

Ein ATS ist ein Workflow-System, das den Prozess von der Vakanz bis zum ausgewählten Kandidaten rationalisiert. Es hilft dem Recruiter, den Rekrutierungs- und Auswahlprozess zu optimieren. Ein ATS bietet beispielsweise einen Überblick über die verfügbaren Kandidaten. Es zeigt außerdem an, wer heute Feedback aus einem Vorstellungsgespräch benötigt und welche Vakanzen die höchste Priorität haben und wo dementsprechend sofortiger Handlungsbedarf besteht.

Ein ATS unterstützt daher einen Recruiter bei seiner täglichen Arbeit. Dies reicht von der Veröffentlichung und Verwaltung von Stellenangeboten, dem Nachverfolgen, welche Bewerber auf welche Stellenangebote geantwortet haben, dem Herunterladen ihrer Lebensläufe bis hin zu allen Informationen aus den Kontaktmomenten (E-Mails, Nachrichten und Dokumente) und den Bewertungen von Bewerbern. Kurzum, alle Recruiting-Aktivitäten und relevanten Informationen vom und über den Kandidaten bis hin zur Vermittlung.

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Warum Sie ein ATS verwenden sollten

Zeitarbeitsfirmen, Entsendungsagenturen und andere Personalvermittler nutzen ein solches Personalvermittlungssystem, um so effizient und effektiv wie möglich zu arbeiten. Ein ATS nimmt dem Recruiter eine Menge manueller, repetitiver und administrativer Arbeit ab. So spart er Zeit und kann sich noch besser auf die eigentliche Arbeit konzentrieren: Den richtigen Match zu finden.

Die Arbeit mit einem ATS hilft dem Recruiter auch seine wichtigsten Zielgruppen – den Kunden und den Kandidaten – noch besser zu bedienen. Dank einer klaren Online-Übersicht der verfügbaren (und potenziellen) Kandidaten, kann der Recruiter die besten Kandidaten schneller finden und erreichen. So wird eine schnellere Einstellung und eine bessere Qualität der Einstellung erreicht. Und das auch, weil ein ATS messbare Ergebnisse direkt mit der Effektivität und Effizienz des Prozesses verknüpft.

Ein ATS trägt zu einer guten Candidate Experience bei. Da der Recruiter genau weiß, in welcher Phase des Rekrutierungs- und Auswahlprozesses sich ein Kandidat befindet, kann er die richtigen Schritte zum richtigen Zeitpunkt für einen Kandidaten einleiten. Das System kann beispielsweise automatisch eine E-Mail versenden, wenn Sie nach zwei Tagen noch nicht auf eine Bewerbung geantwortet haben. Das scheint eine Kleinigkeit zu sein, die Sie als Recruiter leicht übersehen, ist aber entscheidend für die Bewerbungserfahrung eines Kandidaten.

Kurzum: Der Kandidat erlebt den Rekrutierungs- und Auswahlprozess als viel professioneller und angenehmer, wenn er zum richtigen Zeitpunkt mit den richtigen Informationen angesprochen wird. Darüber hinaus senkt ein gutes ATS die Bewerbungsbarriere, zum Beispiel durch eine einfache Online-Reaktion und -Kommunikation, was in Bereichen mit Personalmangel sicherlich von Vorteil ist.

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Ein modernes, gutes ATS umfasst mindestens die folgenden fünf Komponenten:

CV-Parsing: Wenn Bewerber seinen Lebenslauf über ein Bewerbungsformular hochlädt, können diese Daten automatisch in das System übertragen werden.

Es ist cloud-basiert, sodass auf das Online-System jederzeit, überall und mit jedem Gerät (Laptop, Tablet, Telefon) zugegriffen werden kann.

Mysolution - Plaatsen van vacatures op website(s), multiposten jobboards

Möglichkeit zur Erstellung, Verwaltung und Veröffentlichung von Stellenangeboten auf Website(s), Multiposting in Jobbörsen und sozialen Medien (LinkedIn).

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Berichterstellung (für das Management): Aus den Daten von Kunden und Kandidaten können Analysen erstellt werden, die zeigen wie effektiv und profitabel die Rekrutierungsaktivitäten sind oder waren.

Mail-Integration: Hiermit wird unnötiger E-Mail-Verkehr vermieden und Sie können sofort den E-Mail-Verlauf eines Kandidaten einsehen. Die Chat-Funktion ermöglicht eine schnelle Kommunikation zwischen Kollegen.

Candidate Relationship Management System

Was ist ein CRM?

In der Recruitingbranche steht CRM für Candidate Relationship Management und leitet sich aus dem allgemein bekannten Kundenbeziehungsmanagement ab. Es dient dazu eine Beziehung zwischen Personalvermittlern und potenziellen Kandidaten aufzubauen und zu verbessern, sodass sie langfristig davon profitieren können. So sparen Sie Zeit und Geld.

Warum Sie ein CRM-System verwenden sollten

Als moderner Recruiter können Sie nicht nur reaktiv sein, sondern Sie müssen auch proaktiv arbeiten. Indem Sie auch passive Kandidaten (latent Seeker) binden, können Sie sich als Recruiter auf dem angespannten Arbeitsmarkt mit wachsender Talentknappheit profilieren. Ein CRM-System ermöglicht es Ihnen, diese Beziehung zu potenziellen Kandidaten aufzubauen.

Neben der Beseitigung von sich wiederholenden Aufgaben, hilft ein CRM-System Ihre Geschäftsbeziehungen – zu Kandidaten, aber auch zu Kunden und Interessenten - besser zu bedienen. Um gute Beziehungen zu pflegen, ist es wichtig, dass Sie im Auge behalten, was Sie wann mit wem kommuniziert haben. Das ist in der Praxis für Recruiter schwierig, die täglich viele Telefonate und E-Mails bearbeiten.

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CRM und Candidate Nurturing

Ein CRM-System liefert sofort einen Echtzeit-Überblick über den Kandidaten- oder Kundenstatus. So ist es möglich, Termine nachzuverfolgen oder einen potenziellen Kandidaten zum richtigen Zeitpunkt anzusprechen. Denn auf einem angespannten Arbeitsmarkt, auf dem in vielen Sektoren Knappheit herrscht, ist der Kontakt zu ehemaligen, aktuellen und potenziellen Kandidaten von entscheidender Bedeutung. Um weiterhin die besten Kandidaten zu finden und zu binden, ist die Pflege der Beziehung zu den Kandidaten eine Grundvoraussetzung (Candidate Nurturing). Aus diesem Grund wird ein CRM-System für die Rekrutierung und Auswahl von Kandidaten von Top-Recruitern in der Personalvermittlungs-, Entsendungs- und Personalvermittlungsbranche eingesetzt.

Die Wahl einer CRM-Software

Vielleicht kennen Sie die Namen Salesforce, Dynamics CRM (Microsoft), Exact, HubSpot und/oder Pipedrive – kein Wunder, denn dies sind die bekanntesten CRM-Systeme. Einer der renommiertesten CRM-Anbieter ist Salesforce. Nicht ohne Grund verfügt Mysolution über ein CRM-System, das auf Salesforce basiert. Dies hat drei große Vorteile:

Es basiert auf Microsoft, was es benutzerfreundlich macht. Benutzer sind mit Microsoft vertraut und auch Mitarbeiter ohne IT-Kenntnisse navigieren problemlos durch das System.
Es ist cloud-basiert, so dass das Online-System jederzeit, überall und mit jedem Gerät (Laptop, Tablet, Telefon) zugänglich ist.
Es ist ein offenes System, das die Verknüpfung mit anderen Anwendungen einfach macht.

Was ist der Unterschied zwischen einem ATS und CRM?

Ein ATS ist ein Workflow-System, das einen Prozess von der Vakanz bis zum ausgewählten Kandidaten unterstützt. Ein ATS hilft dem Recruiter bei der Realisation einer optimalen Candidate Experience.

Im Gegensatz zum ATS ist das Relationship Management in einem CRM kein Workflow mit definiertem Anfang und Ende. Sie verwenden ein CRM-System als Recruiter, um proaktiv Kandidaten zu finden und eine kontinuierliche, herzliche Beziehung zu (potenziellen) Kandidaten zu pflegen (Candidate Nurturing). Ein Recruiter verwendet ein CRM auch, um Communities (Talentpools) zu erstellen. Dies ermöglicht ihm sofort eine passende Stelle zu finden – schneller als die Konkurrenz.

CRM und ATS verknüpfen?

Natürlich ist es sinnvoll, Ihr CRM-System (Beziehungsmanagement) mit Ihrem ATS (Kandidateninformationen) zu integrieren oder zu verknüpfen. Da Informationen im CRM automatisch auch in das ATS eingehen und umgekehrt, ist der Kandidatenstatus immer aktuell. Dies bietet dem Recruiter einen optimalen Überblick und mehr Einblick.

Ein ATS zeigt, wo ein Kandidat gerade platziert ist, aber die Informationen aus einem CRM sind weitgehender. Es zeigt zum Beispiel auch, welche Arbeit der Kandidat am liebsten machen würde, was seine Wünsche sind und wie aktiv der Kandidat sucht (Kandidatenengagement). Wenn all diese Informationen verknüpft sind, bietet das System mehr Einblick darüber, welche Kandidaten für welche Stellen auf dem Markt geeignet sind. So können Sie diese Kandidaten schnell und effizient Ihrem Kunden vorstellen, wenn eine Stelle frei wird.

Ein Recruiter, der über ein System verfügt, welches sowohl CRM und ATS beinhaltet, kann somit eine bessere, datengesteuerte Rekrutierung und Auswahl durchführen. Somit kommt er schneller zum besten Match. Eine gute Candidate Nurturing mit vergangenen, aktuellen und zukünftigen Kandidaten (dank CRM) stellt sicher, dass bei einer Stellenausschreibung geeignete Kandidaten zur Verfügung stehen. Ein reibungsloser Bewerbungsprozess (dank ATS) sorgt dann für eine optimale Candidate Experience.

Noch mehr Übersicht mit einem ERP-System

Noch mehr Übersicht im Datenfluss bietet ein ERP-System, also ein Enterprise Resource Planning System. Mit einem ERP-Paket kann ein Unternehmen beispielsweise auch den Finanzgeschäftsprozess innerhalb des Unternehmens standardisieren und automatisieren. So können auch die Gehälter festangestellter Mitarbeiter und Rechnungen von Fremdpersonal in das System übernommen werden.

Ein CRM-System für das Beziehungsmanagement (Kandidaten, Kunden) kann mit einem ERP-System verbunden werden. Sind Daten aus mehreren Abteilungen in einem System vorhanden, hat das natürlich den Vorteil, dass auch mehrere Abteilungen innerhalb der Organisation Einblick in dieselben Daten haben und noch besser zusammenarbeiten können.