Mehr Flexibilität mit bedingten Textblöcken in Dokumentvorlagen.

Durch die Verwendung von bedingten Textblöcken in Dokumentvorlagen hat man viel mehr Flexibilität beim Zusammenstellen des Inhalts von Dokumenten. MSR-796 | Feb. 2024

Für wen ist diese Funktion gedacht?
Diese Funktion ist für Unternehmen gedacht, die Dokumente auf der Grundlage der in MSR erfassten Daten erstellen müssen.

 

Bedingte Textblöcke

Durch die Verwendung von bedingten Textblöcken in Dokumentvorlagen hat man viel mehr Flexibilität, um den Inhalt des Dokuments auf der Grundlage der erfassten Daten anzupassen. Man muss also nicht mehrere Varianten eines bestimmten Dokumententyps erstellen, wodurch die Gefahr besteht, dass Benutzer die falsche Vorlage verwenden.

In MSR legt man fest, welcher Textblock in welcher Situation relevant ist, indem man z. B. eine Bedingung bei ein oder mehreren Feldern im Objekt einstellt. Eine Bedingung kann ein Wert (z. B. ein Auswahlliste-Wertesatz), ein Datum oder ein Kontrollkästchen sein. Diesen Ansatz mit dem Einstellen von Checklist-Items vergleichen.

Dokumentvorlage

In der Dokumentvorlage selbst setzen Sie die verschiedenen Blöcke in eine (unsichtbare) Zelle, beginnend mit dem Textblock-Tag mit sowohl festem Text als auch Seriendruckfeldern direkt dahinter. Beim Generieren werden dann nur die Textblöcke in das Dokument übernommen, die aufgrund der Definition zutreffend sind, und alle anderen Blöcke werden ausgelassen. Außerdem werden die Tags im generierten Dokument nicht angezeigt.

Beispiel:

Nehmen wir z. B. einen Arbeitsvertrag. In der Regel gelten je nach Vertrag unterschiedliche Artikel: Ist der Vertrag befristet oder unbefristet, gibt es eine Probezeit usw. Im bedingten Textblock legt man einen Tag-Namen fest (er muss innerhalb desselben Objekts eindeutig sein) und gibt an, auf welche Felder dieser Textblock im Objekt „Arbeitsvertrag“ angewendet werden soll. In die Dokumentvorlage setzt man eine Zelle. Man setzt dann zuerst den Tag <#tagname> hinein mit dem Inhalt direkt dahinter. In diesen Textblock lassen sich wie gewohnt Seriendruckfelder einfügen. Das sieht dann so aus:

Hier legen Sie also fest, dass der Block Befristetes angezeigt wird, wenn die Vertragsphase im Objekt „Arbeitsvertrag“ den Wert „Temporary“ hat.

Setup

Um diese Funktion nutzen zu können, müssen folgende Einstellungen vorgenommen werden

Berechtigungen/Profile

• Benutzern alle Rechte für das neue Objekt „Bedingte Textblöcke“ geben
• Benutzern alle Rechte für das neue Feld „Use Conditional Text Blocks“ (msf__Use_Conditional_Text_Blocks__c) beim Objekt Dokumenttypen geben

Objektverwaltung

Seitenlayout des Objekts „Dokumenttypen“ anpassen und das neue Feld in das Seitenlayout einfügen.

Konfiguration

„Bedingte Textblöcke“ ausgehend vom richtigen Objekt einstellen. Dabei ist darauf zu achten, dass der Filter den Namen des API-Feldes verwendet.

• Wenn es sich um ein Auswahlliste-Feld handelt, sollte auch der API-Wert des Auswahlliste-Wertsatzes eingegeben werden.
• Eine Bedingung für ein Datumsfeld wird im Format jjjj-mm-tt eingegeben.
• Auswahlfelder werden mit den Werten „true“ und „false“ gefiltert.
• Ein Suchfeld muss den ID-Wert des Referenzdatensatzes enthalten.

In die Dokumentvorlage fügen Sie eine neue Zelle ein (ohne Rahmen und Einrückung), und zwar mit dem Tag, der dem im MSR definierten bedingten Textblock entspricht.

🔗 Hier finden Sie die Übersicht über alle Funktionen des MSR Februar Release 2024