In de wereld van uitzenden en detacheren is tijd een kostbaar goed. Het wervingsproces zit soms vol met tijdverspillers die de zoektocht naar geschikte kandidaten vertragen. Een kleine optimalisatie in de koppeling tussen de front- en backoffice voelt misschien als een druppel op de gloeiende plaat. Door slechts een handvol van deze inefficiënties aan te pakken, kan je team jaarlijks weken aan waardevolle tijd terugwinnen.
In dit artikel duiken we dieper in zes strategieën om deze tijdverspillers te elimineren, waardoor je niet alleen 4 FTE bespaart, maar ook een sterker en efficiënter team opbouwt. Tel uit je winst!
Het implementeren van automatisering in verschillende fasen van het wervingsproces kan aanzienlijke tijdbesparingen opleveren.
Stel je voor dat je al deze taken kunt automatiseren:
▪ Kandidaat ontvangt een bevestiging op zijn of haar sollicitatie.
▪ Recruiter scant het cv en de motivatiebrief.
▪ Recruiter belt deze kandidaat voor een afspraak.
▪ Kandidaat neemt niet meteen op en belt later terug.
▪ Recruiter zit in gesprek en belt kandidaat opnieuw.
▪ Na twee belletjes en twee e-mails staat een kennismaking gepland.
Op jaarbasis scheelt dit 1 FTE voor uitzenders met minimaal
400 doorlopende plaatsingen.
Met een tracking functionaliteit op je website kun je kandidaten volgen op basis van first-party data. Zo kun je bijhouden hoe vaak iemand op je website komt, in hoeverre ze interacteren met vacatures en hoe lang ze vacatures lezen. Op basis hiervan krijgen ze een score. Hoe hoger de score, hoe groter de kans dat ze enthousiast gemaakt kunnen worden voor een vacature.
Deze data kun je koppelen aan bestaande kandidaten die goed ontvangen werden door collega's en opdrachtgevers of vaker zijn geplaatst en hier goede beoordelingen kregen. Al deze scores bij elkaar zorgen voor een classificering waarop jij sneller keuzes kunt maken en ook sneller een kandidaat plaatst, ook kandidaten die bij andere vacatures afvielen, maar hier ook goed passen. De kans op contact wordt hierdoor met 35% vergroot. Hiermee haal je meer uit je bestaande database, en heb je een groot voordeel ten opzichte van je concurrenten.
Stel je voor, je houdt je contact met kandidaten in één systeem, beheert contracten in een tweede systeem, laat uren schrijven in een derde systeem en gebruikt systeem nummer 4 voor declaraties en verloningen. De kans dat er ergens iets fout wordt overgenomen of dat een systeem de data niet goed koppelt, is groot. Fouten en tijdverspilling liggen op de loer als je met verschillende systemen werkt. Waar het precies fout gaat, is niet duidelijk. Alleen dit probleem oplossen kost al zeeën van tijd. Deze moeilijkheden verdwijnen bij de inzet van één staffing oplossing.
Je bespaart op:
▪ Runningkosten,
▪ Integratiekosten,
▪ Meerdere licenties,
▪ Kosten van extra medewerkers.
Wil je dat je ATS (Applicant Tracking System) en backoffice vlekkeloos met elkaar communiceert? Kies dan voor één end-to-end oplossing die cruciale processen samenbrengt. Je voorkomt zo het aanmaken van een plaatsing in een tweede systeem, wat ontzettend veel tijd bespaart.
Koppel al je data, zowel je websitedata, als de data uit het ATS en de backoffice. Op deze manier kun je veel processen meetbaar maken. Het gebruik van gegevens om beslissingen te nemen kan helpen bij het optimaliseren van het wervingsproces. Analyseer gegevens zoals de effectiviteit van wervingscampagnes, de time-to-hire en de prestaties van recruiters.
Beantwoord vragen als:
▪ Welke vacatures hebben de hoogste slagingskans en welke sourcing mix kun je het beste inzetten om de doelgroep te bereiken?
▪ Wat is de omzet-, uren- en marge-forecast voor de komende zes maanden op basis van historische data?
▪ Hoeveel moet ik investeren, in welke kanalen en bij welke doelgroepen om de juiste kwalitatieve kandidaten te bereiken?
▪ Wat is de status van je winst-, verlies-, proef- en saldibalans en de ouderdomsanalyse van mijn openstaande posten?
Met deze inzichten kun je datagedreven keuzes maken, strategieën verbeteren en tijdwinst realiseren. Met gericht adverteren bespaar je daarnaast een hoop advertentiekosten.
Elk jaar heb je er weer mee te maken: cao-aanpassingen die invloed hebben op een groot deel van het personeel. Eén voor één moeten deze veranderingen worden doorgevoerd op elke plaatsing. Dit is een tijdrovend proces waarbij wijzigingen handmatig doorgevoerd moeten worden.
Neem als voorbeeld 200 plaatsingen onder dezelfde cao waarvoor voor een heel kwartaal de werkbriefjes aangepast moeten worden. Al snel ben je bezig met 2600 werkbriefjes. Met drie minuten per aanpassing, zijn dit 130 uur - oftewel meer dan drie volledige werkweken - besteed aan een repetitieve en foutgevoelige taak.
Er is echter een manier om dit proces aanzienlijk te vereenvoudigen. Mysolution Flex maakt het mogelijk om cao- of beloningsregelingen met slechts één klik door te voeren voor al het betrokken personeel, zelfs met terugwerkende kracht. Het systeem omvat zowel facturatie als verloning, waardoor je aanzienlijk tijd bespaart en de kans op fouten vermindert. Dit is vooral waardevol wanneer je te maken hebt met diverse cao’s, en transformeert een tijdrovende klus in een snelle en foutloze taak. Stel je voor wat je allemaal kunt bereiken met die 130 uur die je bespaart. De mogelijkheid om meer te doen met minder, en de potentieel gerealiseerde winst, zijn niet te onderschatten.
In de recruitmentwereld is efficiëntie cruciaal. Door technologie zoals LinkedIn-integraties en automatische scoringsystemen in te zetten, kunnen recruiters sneller de juiste kandidaten vinden, tijd besparen en vermindert ook de kans op fouten en het dubbel toevoegen van kandidaten.
Hoe technologie bijdraagt:
▪ Toegang tot externe bronnen: Door integratie met bijvoorbeeld LinkedIn kun je nauwkeurig bijhouden met welke kandidaten je al contact hebt gehad en wat de uitkomst was.
▪ Efficiënt beheren van kandidaten: Gebruik tools die gegevens verzamelen en kandidaten scoren om snel te identificeren wie interessant is voor de openstaande vacatures.
▪ Directe koppelingen: Het overzetten van een profiel van LinkedIn naar een Applicant Tracking System (ATS) en het vervolgens koppelen aan de juiste talentpool en vacature duurt normaal gesproken 2 minuten, maar met een directe koppeling slechts 20 seconden.
Bij een team van 20 tot 30 recruiters die elk 50 profielen per week verwerken, levert dit een tijdsbesparing op die gelijkstaat aan het werk van 1 fulltime medewerker.
Meer doen in minder tijd. De droom van elke recruiter. Met Mysolution kan dit! Lees meer over onze features, neem contact op voor meer informatie of plan gelijk een demo in. Wij staan voor je klaar en helpen je met het verhogen van efficiëntie!