Urentabellen archiveren en opschonen via bewaarbeleid

Gebruik van bewaarbeleid voor het archiveren en opschonen van verouderde gegevens in de urentabellen, met behoud van essentiële informatie in de urenstatistieken. C12144 | Mei 2024

Relevantie voor gebruikers 

Gebruikers die Mysolution al geruime tijd gebruiken en urenstaten hebben die ouder zijn dan 7 jaar in hun database.

Uitleg van deze nieuwe feature 

In de release 20.03 is met de introductie van feature C10479 het bewaarbeleid toegevoegd om data op te schonen. Nu is het mogelijk om verlopen data van 40 tabellen te verwijderen via het bewaarbeleid. Hierdoor kunnen verlopen data uit specifieke urentabellen worden opgeschoond nadat de belangrijkste gegevens van deze records zijn berekend en opgeslagen in de urenstatistiek (en eventueel gearchiveerd naar een externe locatie).

Vervolgens kan een urenstaat als historisch worden gemarkeerd, waarna de data van bepaalde urentabellen kan worden verwijderd.

• Tabel 11076254 Hour Line Detail (uren per datum, Approval Log wordt meeverwijderd)
• Tabel 11076276 Hour Line Duty (uren per dienst)
• Tabel 11096275 Hour Ledger Revenue Entry (urenopbrengstposten)
• Tabel 11096278 Hour Ledger Cost Entry (urenkostenposten)
• Tabel 11076226 Hour Sheet Line (urenstaatregels, reeds beschikbaar in bewaarbeleid)

Taakwachtrijrapport
Er is een taakwachtrijrapport 11269801 'Urenstaatstatistiek berekenen' toegevoegd, waarmee per urenstaat de urenstatistiek wordt berekend o.b.v. data van bovenstaande tabellen. Hierna wordt het veld ‘Urenstatistiek berekend op’ gevuld met de huidige datum. Bij opnieuw boeken van een regel in de urenstaat (bijv. vanwege een nagekomen declaratie) wordt het veld ‘Urenstatistiek berekend op’ weer leeg gemaakt, zodat de urenstatistiek weer opnieuw wordt berekend.
Als het veld ‘Urenstatistiek berekend op’ gevuld is, dan wordt op de urenstaatkaart een sneltab Urenstatistiek getoond en is lintknop Urenstatistiek benaderbaar.

Op de urenstaatstatus is de boolean Historie toegevoegd. Middels een statusomzetting (via modelleerbare actie) kan de urenstaat op de historische status gezet worden, waarbij de boolean Historie op Ja wordt gezet. In de ureninstellingen is een 'Bewaarperiode urenstaat' toegevoegd, waar de periode met een datumformule kan worden ingesteld (standaard: 7Y).

Historische status
Een urenstaat kan naar de historische status worden omgezet als de bewaarperiode is verstreken (einddatum van de urenstaat vergeleken met de huidige datum) én de urenstatistiek is berekend. Eenmaal in een historische status kan een urenstaat niet meer worden teruggezet naar een eerdere status (omdat onderliggende data inmiddels verwijderd kunnen zijn).

In het bewaarbeleid worden standaard policies aangemaakt voor genoemde tabellen, met een filter op datumveld ‘Naar historische status gezet op’. Deze policies zijn nog niet geactiveerd.
Op de resource, project en klant is de lintknop Urenstaatstatistiek toegevoegd, die de berekende urenstaatstatistiek voor het betreffende record toont.

🔗Hier vind je de belangrijkste features uit de Mei Release 2024