Seit 1996 setzte Iventa auf eine selbst entwickelte Softwarelösung, die von einem externen Entwickler betreut und kontinuierlich angepasst wurde. Als dieser seinen Ruhestand ankündigte, stand das Unternehmen vor einer wichtigen Entscheidung: Wie lässt sich die individuelle Arbeitsweise von Iventa mit den Möglichkeiten einer modernen Plattform verbinden?
Die Suche führte Iventa schließlich zu Mysolution. Heute entwickeln beide Unternehmen gemeinsam eine Lösung, die auf die individuellen Prozesse von Iventa zugeschnitten ist und sich flexibel an neue Anforderungen anpassen lässt.
Iventa ist eines der führenden österreichischen Personalberatungsunternehmen und begleitet Unternehmen seit Jahrzehnten bei der Suche und Auswahl von Führungskräften und Fachspezialist:innen. Die langjährige Erfahrung verbindet das Unternehmen mit einem klaren Anspruch: Personalarbeit soll modern, effizient und nah am Menschen sein.
Mit mehreren Business Units deckt Iventa ein breites Leistungsportfolio ab. Dazu gehören auch eigene technologische Lösungen für die Recruiting-Branche wie das Multiposting-Tool Stella. Damit zeigt Iventa, dass das Unternehmen Recruiting nicht nur begleitet, sondern auch technologisch mitgestaltet.
Zu diesem Anspruch gehört auch ein Bewerbermanagement- und CRM-System, das mit dem Unternehmen mitwächst. Seit 2024 setzt Iventa dafür auf Mysolution.
Von Beginn an war klar, dass eine Standardsoftware den Anforderungen nicht gerecht werden würde. Nach fast drei Jahrzehnten mit einer maßgeschneiderten Eigenentwicklung suchte Iventa eine Plattform, die individuelle Prozesse abbilden kann und sich eigenständig weiterentwickeln lässt, ohne bei jeder Anpassung auf externe Entwicklungsressourcen angewiesen zu sein.
Rund 20 Systeme standen auf der Longlist, aber im Auswahlprozess setzte sich Mysolution durch. Überzeugt hat die modulare Plattformarchitektur auf Salesforce-Basis: Sie gibt Iventa die Flexibilität, Anpassungen mit dem eigenen Team umzusetzen.
Nach der Entscheidung startete die Implementierung in enger Zusammenarbeit zwischen Iventa und Mysolution. Wöchentliche Projektabstimmungen und feste Ansprechpersonen für die jeweiligen Themenbereiche sorgten für eine einfache und zielgerichtete Kommunikation.
Auch die technische Integration verlief planmäßig. Über die standardmäßig verfügbaren Schnittstellen von Salesforce und Mysolution ließ sich das neue System gut an die bestehende Systemlandschaft anbinden. Schon in der Implementierungsphase konnte Iventa das System an die eigenen Bedürfnisse anpassen und das eigene Team setzt neue Anforderungen seither deutlich schneller um.
Vor der Einführung von Mysolution verteilte sich die Arbeit bei Iventa auf bis zu drei Systeme. Heute arbeiten alle Business Units auf einer gemeinsamen Plattform, mit zentralem Datenzugriff, einheitlicher Prozessabbildung und durchgängiger Transparenz.
Im Alltag zeigt sich das an vielen Stellen: Der Datenschutzprozess läuft vollautomatisiert, Termine werden über die Outlook-Synchronisation direkt aus Mysolution versendet, Dokumente liegen zentral an einem Ort und die aufgabenbasierte Prozessdarstellung erleichtert neuen Mitarbeiter:innen den Einstieg.
"Die ganz große Veränderung ist tatsächlich, dass wir alles in einem System abbilden können, dass jeder auf die gleichen Informationen zugreifen kann, jeder diesen ganzheitlichen Blick auf Kunden, auf die Prozesse haben kann. Also da ist ganz viel Transparenz dazugekommen."
Miriam, Senior Application Support Expert, Iventa
Seit dem Go-live 2024 zeigt sich, wie wichtig die Flexibilität der Plattform für Iventa ist. Auch Anforderungen, die bei der Einführung noch nicht absehbar waren, lassen sich flexibel umsetzen. Die Lösung entwickelt sich gemeinsam mit dem Unternehmen weiter und schafft die Grundlage für langfristiges Wachstum.
Auch das Thema Künstliche Intelligenz spielt bei Iventa eine wichtige Rolle. Mit Maia, der KI-Agentin von Mysolution, sammelt das Unternehmen bereits erste Erfahrungen, etwa bei der chatbasierten Kandidat:innensuche oder der Erstellung komplexer Reports. Iventa ist zudem eng in die Produktentwicklung eingebunden und hat die Möglichkeit, neue Funktionen frühzeitig zu testen.
"Die chatbasierte Kandidatensuche, die sonst stundenlanges Herumexperimentieren bedeutet, ist jetzt ein Chat mit einem Gegenüber, das einen durch die Suche leitet, Vorschläge macht und fertige Listen präsentiert. Anschließend kann man direkt mit der individuellen Kandidatenansprache weitermachen. Da gehen wir definitiv in eine sehr gute Richtung und haben mit Mysolution eine gute Wahl als Wegbegleiter getroffen.“
Mary, Senior Application Support Expert, Iventa
Neben der Technologie ist für Iventa die Qualität der Zusammenarbeit ein entscheidender Faktor. Support bedeutet dabei weit mehr als Fehlerbehebung. Das Team wird aktiv in fachliche und prozessuale Fragestellungen eingebunden und bei der Entwicklung nachhaltiger Lösungen unterstützt.
"Egal, ob man eine Frage hat, einen Austausch braucht oder Feedback einbringen möchte, es ist eigentlich immer jemand da, an den man sich wenden kann. Es ist einfach ein schönes Kommunizieren und Zusammenarbeiten auf Augenhöhe."
Miriam & Mary, Senior Application Support Experts, Iventa
Mit Mysolution hat Iventa den Wechsel von einer langjährigen Eigenentwicklung zu einer modernen, flexibel anpassbaren Plattform geschafft. Die Kombination aus flexibler Technologie, eigenständiger Konfigurierbarkeit und enger Zusammenarbeit ermöglicht es dem Unternehmen, Prozesse kontinuierlich weiterzuentwickeln und neue Anforderungen schnell umzusetzen.
Denn bei aller Technologie steht für beide Unternehmen eines im Mittelpunkt: der Mensch.